Introductie
Je VA business runnen met één tool heeft superveel voordelen. Steeds maar weer schakelen tussen allerlei programma’s tijdens je werk is niet alleen irritant, maar ook een groot gevaar voor afleiding. Vooral als je bent zoals ik, die gemakkelijk de weg kwijt raakt tussen verschillende taken en e-mails. Daarom heb ik gezocht naar een manier om zoveel mogelijk in één e-mailbox, in dit geval Gmail, te kunnen doen.
In deze blogpost leg ik je uit hoe je vanuit je Gmail-box je hele business kunt runnen met zes simpele en gratis tools. Als jij net als ik moeite hebt om overzicht te houden en te switchen tussen verschillende programma’s, dan is deze gids zeker iets voor jou. Dus, laten we erin duiken!
6 Tools: helemaal gratis
- Inbox When Ready: Verbeter je focus door je inbox te verbergen en alleen op specifieke momenten je e-mail te controleren.
- FlowCrypt: Verstuur veilige e-mails door je e-mails en bijlagen te versleutelen.
- Mail Tracker: Houd bij of je e-mails zijn gelezen en ontvang notificaties wanneer dit gebeurt.
- Simpel Gmail Notes: Maak notities direct in je inbox om overzicht te houden van belangrijke zaken bij specifieke e-mails.
- Sorted: Beheer taken en e-mails met Kanban-borden direct in je Gmail.
- Google Agenda integratie: Bekijk je agenda naast je inbox voor betere planning en organisatie.
Inbox When Ready: Verberg je inbox voor betere focus
Inbox When Ready is een gratis extensie uit IJsland die je helpt om je focus te beschermen en minder tijd aan e-mails te besteden. Zodra je deze extensie installeert, verbergt hij standaard je inbox. Je moet op een knop klikken om je mail te openen, wat helpt om afleiding te verminderen.
Daarnaast kun je de frequentie en tijdsduur instellen waarmee je je inbox mag bekijken, en zelfs specifieke dagen blokkeren waarop je geen e-mails wilt checken. Deze tool is ideaal voor degenen die snel afgeleid zijn door binnenkomende e-mails en hun tijd efficiënter willen besteden.
FlowCrypt: Beveilig je e-mails met encryptie
FlowCrypt is een extensie die je e-mails en bijlagen versleutelt. Dit is bijzonder handig als je gevoelige informatie verstuurt en je zorgen maakt over privacy en veiligheid. Na installatie krijg je een nieuwe knop in Gmail waarmee je een beveiligde e-mail kunt samenstellen.
Deze tool maakt gebruik van PGP-encryptie, wat zorgt voor een hoge mate van beveiliging. Het is een gemakkelijke manier om vertrouwelijke communicatie veilig te houden zonder dat je veel technische kennis nodig hebt.
Mail Tracker: Houd bij of je e-mails gelezen zijn
Met Mail Tracker kun je bijhouden of en wanneer je e-mails zijn gelezen. Deze extensie voegt een klein blauw icoontje toe aan je Gmail-interface waarmee je notificaties kunt instellen voor het openen van je e-mails.
Je kunt zien wie je e-mails heeft geopend en wanneer, wat handig is om te weten of je op een reactie kunt wachten of andere actie moet ondernemen. Het is belangrijk om deze tool verantwoord te gebruiken.
Simpel Gmail Notes: Voeg notities toe aan je e-mails
Simpel Gmail Notes is een extensie waarmee je notities kunt toevoegen aan je e-mails. Deze notities verschijnen direct in je inbox, wat handig is voor het bijhouden van taken of herinneringen bij specifieke e-mails.
Je kunt notities kleurcoderen en gemakkelijk terugvinden door te klikken op een speciaal icoontje. Dit helpt je om overzicht te houden zonder dat je aparte programma’s hoeft te gebruiken.
Sorted: Beheer taken en e-mails met Kanban-borden
Sorted is een extensie die je Gmail verandert in een Kanban-bord. Hiermee kun je e-mails en taken in verschillende lijsten ordenen, zoals klantprojecten of dagelijkse taken. Je kunt taken deadlines geven, kleuren toewijzen, en notities toevoegen.
Sorted maakt het eenvoudig om je werk te organiseren en zorgt ervoor dat je e-mails en taken op één plek hebt, wat je productiviteit verhoogt.
Google Agenda integratie: Bekijk je agenda naast je inbox
De Google Agenda integratie in Gmail maakt het mogelijk om je agenda direct naast je inbox te bekijken. Dit is bijzonder handig voor het plannen en organiseren van je dag zonder dat je tussen tabbladen hoeft te wisselen.
Je kunt je dagweergave zien, afspraken maken en direct inplannen vanuit je Gmail-interface. Dit bespaart tijd en helpt je om beter georganiseerd te blijven.
Conclusie
Met deze zes tools kun je bijna jouw complete VA business runnen vanuit je Gmail. Ze helpen je om gefocust te blijven, veilig te communiceren, bij te houden wie je e-mails leest, notities te maken, taken te beheren en je agenda te integreren. Probeer ze uit en ontdek welke het beste bij jouw werkstijl passen.
Heb je ideeën voor andere blogs of video’s? Laat het me weten in de comments.
Veelgestelde Vragen
Welke extensie helpt om mijn focus te verbeteren in Gmail?
Inbox When Ready helpt je focus te verbeteren door je inbox standaard te verbergen en je e-mails alleen op specifieke momenten te tonen.
Hoe kan ik mijn e-mails veilig versturen via Gmail?
Gebruik FlowCrypt om je e-mails en bijlagen te versleutelen, zodat je vertrouwelijke informatie veilig kunt versturen.
Kan ik zien of mijn e-mails zijn gelezen in Gmail?
Ja, met Mail Tracker kun je bijhouden of en wanneer je e-mails zijn gelezen, en je ontvangt notificaties hierover.
Hoe voeg ik notities toe aan mijn e-mails in Gmail?
Gebruik Simpel Gmail Notes om notities toe te voegen aan je e-mails, direct zichtbaar in je inbox.
Hoe organiseer ik mijn taken en e-mails in Gmail?
Sorted biedt Kanban-borden waarmee je e-mails en taken kunt ordenen en beheren, inclusief deadlines en kleuraanpassingen.
Hoe integreer ik mijn agenda in Gmail?
Gebruik de ingebouwde Google Agenda integratie om je agenda naast je inbox te bekijken en afspraken direct te plannen.
