Even vooraf: Sommige links in dit artikel zijn affiliate links. Dit betekent dat als jij op een link klikt, ik een kleine vergoeding ontvang. Het maakt voor jou geen verschil, maar het maakt het voor mij mogelijk om gratis dit soort artikelen te blijven aanbieden.
Waarom deze 7 tools voor VA’s?
Als je een bedrijf hebt, wil je dat dat zo goed mogelijk loopt. Ik wil dat als blogger en reviewer, maar iedere ondernemer wil dat graag.
En voor een VA is het gemakkelijk om voor klanten in de weer te zijn en te vergeten dat je je eigen business ook lekker smooth kan runnen.
Zoiets als het zuurstofmasker in veiligheidsinstructies in het vliegtuig: je moet het altijd eerst bij jezelf opzetten, zodat je anderen kan helpen. (gelukkig nog nooit meegemaakt)
Vandaar dus 🙂
Welke tool(s) voor welke activiteit?
De volgende activiteiten (in willekeurige volgorde) zijn voor vrijwel elke VA dagelijks werk:- Registreren van je bestede tijd per klant of project
- Afspraken plannen met klanten of potentiële klanten
- Taken bijhouden per klant of project
- Boekhouding bijhouden
- Je website bijhouden
- Op social media (een beetje) actief zijn
- Afbeeldingen ontwerpen of bewerken voor websites, social media posts of …
En je raadt het al, voor elk type activiteit zijn verschillende tools beschikbaar. Hieronder bespreek ik per categorie tools waarvoor het handig is, welke functies er zeker in moeten zitten en wat goede tools zijn. En zo komen we tot 7 onmisbare tools voor elke VA.
#1 Tools voor Tijdregistratie
Als je op uurbasis in opdracht werkt, dan is het heel fijn als je je tijd gemakkelijk kan bijhouden. Zorg dat het op je desktop kan en als je onderweg bent, offline en mobiel.
Het spectrum is heel breed. Aan de eenvoudige kant kan je alleen je uren vastleggen voor een klant.
En aan de andere kant software waarin je tijd en je kilometers kan registreren en die je kan koppelen aan boekhoudprogramma’s of zelfs facturen kan aanmaken binnen het programma en je uren online laten goedkeuren door opdrachtgevers.
Welke basisfuncties voor tijdregistratie heb je als VA zeker nodig?
- Aanmaken van projecten en klanten
- Uren handmatig aanpassen, indien nodig
- Urenteller starten en stoppen
- Overzicht van uren maken per project e/o klant na een bepaalde periode
Welke tools voldoen hieraan?
Toggl en Timechimp zijn twee goede tools. Toggl is echt gericht op registreren en rapporteren, terwijl Timechimp ook geschikt is als je een team van mensen voor je hebt werken.
Kijk ook in de Kennisbank van HowToHotspot bij de tools voor tijdregistratie voor meer tools.
#2 Tools voor Online afspraken maken
Je bent druk met een opdracht, maar je kan nog wel een nieuwe klant gebruiken. Hoe handig is het dan als je iemand kan verwijzen naar jouw online agenda waar iemand zelf een (bel)afspraak kan inplannen.
Het hangt af van de frequentie waarmee je afspraken wil laten inplannen door klanten of eventueel zelfs een call center welke functies je nodig hebt.
Mogelijkheden afsprakensystemen
Vrijwel elke online afsprakenplanner biedt de optie om te koppelen met je eigen agenda. Afhankelijk van je behoefte kan je kiezen voor een afsprakenplanner waarin je diverse typen afspraken kan maken.
In elke afsprakenplanner kan je zelf en degene die de afspraak maakt een bevestiging sturen. Vaak met de mogelijkheid om de afspraak te verzetten of te annuleren.
Het delen van de agenda kan via een link op je website, in een e-mail of op social media, maar ook als embedded pagina op je website.
Welke basisfuncties voor online afsprakenplanners heb je zeker nodig?
- Koppeling met je eigen agenda
- Embedlink voor je website
- Taalinstellingen voor de afspraakdetails en datum/tijd
- Bevestingingse-mails naar jezelf en je aanvrager
Welke online afsprakenplanner kies je dan?
YouCanBook.me is heel gebruiksvriendelijk en heeft behoorlijk uitgebreide mogelijkheden in de gratis versie. Verder is Calendly ook een prettig systeem.
Kijk in de Kennisbank van howtohotspot naar andere afspraakplanners of bekijk dit artikel waarin ik 6 afsprakenplanners met elkaar vergelijk.
#3 Tools voor Project- en taakmanagement
Het is heel gemakkelijk om het overzicht te verliezen als je parallel aan opdrachten werkt voor verschillende opdrachtgevers. En het is een uitdaging om consequent en netjes alles bij te houden. Gelukkig zijn er allerlei systemen die je daarbij kunnen helpen.
Van heel basaal tot heel geavanceerd. Jouw keuze hangt van drie dingen af:
- je eigen expertise en ervaring
- de complexiteit van het takenpakket dat je hebt
- de tools die je opdrachtgevers al inzetten
Handige opties
Taken uitwerken per project en deelproject is heel zinvol om te weten wat je moet doen en terug te kunnen kijken naar wat je bereikt hebt. Ook bij het aanvaarden van nieuw werk is inzicht in je workload heel fijn.
Tools om overzicht te houden over projecten variëren van heel eenvoudig tot complex. De meest eenvoudige software geeft je de mogelijkheid om een lijst met taken te maken per project en de status steeds bij te werken.
De meest complexe software laat je samen met anderen werken aan projecten en biedt de mogelijkheid om gemakkelijk je workload in de tijd te bekijken en te schuiven waar nodig.
Welke basisfuncties heb je zeker nodig in project/taakmanagement software?
- Projecten of klanten scheiden van elkaar
- Taken aanmaken binnen een project
- Deadlines toevoegen
- Reminders voor deadlines instellen
- Gebruiksvriendelijk, zodat je het overzicht niet verliest
Welke projectmanagement tools kies je?
Voor basisfuncties en starters is Trello de ultieme tool. Heel eenvoudig op te zetten. Per project of klant maak je een board en per board maak je een paar statussen aan. De taken versleep je eenvoudig van status 1 naar 2 en zo verder. Dit kan ook met een klant gedeeld worden.
Heb je iets meer nodig, bekijk dan Asana, Redbooth of Zenkit. Daarin kan je subtaken maken, heb je meer opties die je aan taken kan toevoegen.
Kijk ook in de Kennisbank van HowToHotspot naar andere projectmanagement tools.
Eerder schreef ik een blog over projectmatig werken. Dat vind je hier.
#4 Tools voor Boekhouden
Verplicht voor elke ondernemer: de boekhouding! Of je het leuk vindt of niet, het is een noodzaak.
Boekhoudsystemen komen in allerlei soorten en maten. Als je werkt met een boekhouder, is het verstandig om te vragen of hij of zij voorkeur heeft. Hiermee maak je het jezelf gemakkelijk 🙂
Grote bedrijven werken vaak met grote systemen en voor boekhouding geldt hetzelfde. Dus wees wel alert op een boekhoudsysteem dat past bij jouw behoefte als eenpitter.
Excel als boekhoudsysteem?
Excel kan een tijdje goed gaan, maar ik weet uit ervaring dat het op een gegeven moment toch een gedoe wordt. Kleine dingen die niet kloppen, bonnen of rekeningen die je mist (want met credit card betaald en niet van de betaalrekening) en dat is zo irritant. Het kost jou of je boekhouder heel veel tijd om het goed te krijgen.
Mijn advies is dan ook om direct te starten met een boekhoudsysteem.
Welke functies heb je nodig in een boekhoudsysteem?
- Aangepast aan de Nederlandse wet en regelgeving
- Toegang verlenen aan je boekhouder zonder kosten
- Alle normale boekhoudactiviteiten ondersteund
- Gericht op ZZP-ers (dus geen grote bedrijven met aparte fin. administratie)
- Overzichten voor je BTW aangifte gemakkelijk te genereren
Welke software kies je dan?
Ik werk zelf met Moneybird en ben daar wel tevreden mee.
Belangrijkste reden is dat ik het gemakkelijk kan koppelen met mijn online academie en webshop.
Plus dat het een Nederlands bedrijf is. Sinds kort kan je ook uren in registreren, maar ik vind die functie nog beperkt. Daarom koppel ik nog met een urenregistratie-systeem.
Maar er zijn meer boekhoudsystemen in de markt, bijvoorbeeld Acumulus of Factuursturen. En er is inmiddels een uniek concept: Paperdork, dat is een boekhoudsysteem plus eigen boekhouder.
#5 Betrouwbare website-hosting
Iedere VA heeft een website nodig. Toch? En alhoewel veel aandacht uitgaat naar een mooie website met goede content, is de basis misschien nog wel belangrijker. De hosting.
De keuze van de hosting van je website bepaalt namelijk hoe snel je website kan zijn, hoe goed de beveiliging van je site is, maar ook hoe goed je website gevonden kan worden. Dat is natuurlijk belangrijk voor nieuwe klanten.
Websites die gemaakt worden bij hostingpartijen, zoals Wix of Weebly, worden over het algemeen minder goed gevonden. Hiermee zeg ik zeker niet dat je niet moet kiezen voor een dergelijke partij. Maar mijn advies zou zijn om een WordPress website te bouwen en te kiezen voor een betrouwbare hosting partij.
Wat is een virtuele server
In de meeste hostingpakketten komt je site terecht op een zogenaamde virtuele server. Hierop worden meerdere websites geplaatst, zodat de kosten laag kunnen blijven.
Een normale website heeft over het algemeen geen eigen server nodig. Maar hoe meer websites op een server geplaatst worden, hoe minder ruimte er per website is.
Dit kan gevolgen hebben voor de snelheid van jouw website.
Wat is belangrijk bij de keuze van een goede hostingpartij
- Mogelijkheid tot upgraden
- Meerdere websites binnen 1 pakket
- Waar wordt je data opgeslagen (ivm privacy en gegevens bescherming)
- Beveiliging van de servers
- Niveau van ondersteuning
Aantal back-ups
Welke hostingpartij kies je dan
Het is verleidelijk om voor de goedkoopste hosting te gaan. Maar er zijn nadelen en die hebben vooral te maken met het aantal websites dat op eenzelfde server geplaatst wordt.
Verder is er verschil tussen webhosting en WordPress hosting. De laatste is specifiek ingericht op WordPress websites, wat betekent dat snelheid en beveilingsmaatregelen beter aangepast zijn op WordPress.
Beste websitehosting?
Mijn hostingpartij sinds jaren is iXL hosting. Dit is een Nederlandse partij die heel snel reageert bij vragen en ook adequate hulp biedt, met stabiele hosting, waar ik mijn websites met vertrouwen onderbreng. Bovendien staat mijn data in Nederland en hebben zij gekozen voor groene datacenters.
-> Lees hier mijn review over iXL hosting.
-> Lees hier meer over groene en Nederlandse webhosting. En waarom je dat zou (moeten) willen.
Maar er zijn uiteraard alternatieven in binnen en buitenland, zoals bijvoorbeeld Strato, Versio, Antagonist of Hostnet.
#6 Social media planners
Misschien vraag je je af wat je zou moeten doen met een social media planner?
Social media kan je een heleboel tijd kosten, kostbare tijd die je achteraf liever op een andere manier besteed had. Maar dat niet alleen, als je je berichten inplant, heb je de kans om veel gestructureerder te werk te gaan en op de beste tijden te posten.
Social media management tools helpen daarbij.
Welke functies heb je nodig in een social media planner?
- Meerdere social media kanalen koppelen die voor jou interessant zijn
- Posting schema maken, zodat je per kanaal de optimale posting tijd kan bepalen
- De optie om evergreen content in te plannen
- Binnenhalen van curated content, zodat je veel tijd bespaart
- Per post een einddatum instellen (evergreen posting) zodat een campagne ook automatisch afloopt
Welke social media planner is een goede keuze?
Een social media planner die net een stapje verder gaat dan andere planners is Recurpost. De gratis versie biedt de optie voor evergreen content en het aanmaken van bibliotheken, je koppelt 3 social media kanalen en kan een einddatum instellen voor elke post.
Het abonnement Small is betaalbaar en geeft de extra van video posts inplannen en curated content binnenhalen.
Wil je alleen op Instagram posts inplannen, bekijk dan Later eens.
Een heel gebruiksvriendelijke app waarin je gemakkelijk meerdere posts kan klaarzetten voor publicatie op een later moment.
Lees hier het artikel ’13 Social media planners vergeleken. Welke past bij jouw bedrijf?’ En kijk ook in de Kennisbank van HowToHotspot naar andere social media planners.
#7 Afbeeldingen bewerken en ontwerpen
In onze visuele samenleving zijn afbeeldingen niet meer weg te denken. Posts op social media zonder visuele content worden minder goed bekeken, geliked en gedeeld dan posts met visuals.
Je hebt geen ontwerper meer nodig voor de meeste afbeeldingen, er is heel veel software beschikbaar om zelf foto’s te bewerken en images te ontwerpen.
Binnen deze tools is heel veel mogelijk, zowel bij het maken van het ontwerp, als bij het downloaden of zelfs direct delen van posts.
Soms kan je direct posten naar Facebook, of kan je een transparante achtergrond maken of je kan gebruik maken van heel veel gratis elementen en andere tools zijn sterker in het bewerken van foto’s of hebben heel veel verschillende templates die je kan gebruiken als basis.
De mogelijkheden verschillen misschien niet heel erg, maar de prijzen en de voorwaarden soms wel. Bekijk het goed, voor je besluit.
Lees ook deze artikelen over images maken en bewerken.
Welke functies heb je nodig in een design tool?
- Keuze uit kleuren en fonts
- Keuze uit foto’s en andere afbeeldingen
- Templates
- Uploaden eigen afbeeldingen
- Downloaden resultaten in allerlei formaten
Welke design tool is een goede keuze?
Mijn favoriet is Canva. Al jaren. Even heb ik getwijfeld om over te stappen naar een andere tools, maar met Canva 2.0 is daar geen reden meer voor.
Canva heeft heel erg veel opties, ook in de gratis versie. Canva Pro biedt een aantal extra’s die heel prettig zijn, zoals onder andere meer gratis elementen -inclusief foto’s-, je ontwerpen opslaan als templates en ontwerpen downloaden als animaties, video’s maken en een content planner.
Probeer nu gratis en vrijblijvend Canva Pro gedurende 30 dagen. Ontdek of het abonnement voor jou de moeite waard is.
En wil je meer weten van Canva? Meld je dan nu aan voor de gratis online training waarin ik je Canva Gratis en Canva Pro uitgebreid laat zien.
Klik hier en meld je vrijblijvend aan.
De enige catch is dat je toegang krijgt voor 28 dagen, daarna vervalt die weer 🙂
Waarom zou je enige waarde hechten aan wat ik hier schrijf?
Welke van deze 7 onmisbare tools voor elke VA heb jij al in je toolbox zitten?
In de toolbox van VA mogen deze 7 basic tools niet ontbreken. Welke tool je kiest bepaal je natuurlijk zelf.
Het is soms best lastig om de tool te kiezen die bij jou past, maar bedenk dat je ook niet voor eeuwig verbonden bent aan een leverancier.
