We zijn beland in een situatie die niemand voorzag 2 maanden geleden, aan het begin van 2020.
Gelukkig leven we in een tijd waarin de mogelijkheden voor online contact enorm zijn. Thuiswerken, lesgeven op afstand, brainstormen met een team dat verspreid zit over het land, een training live online geven het is echt geen enkel probleem.
Als je nog niet veel online gewerkt hebt, vraag je je misschien af of dat ook voor jou en in jouw organisatie zo is. Zeker wel!
In dit blog deel ik een aantal tools – software programma’s – waarmee je snel aan de slag kan tegen geen of geringe kosten. En het mooie is dat ze allemaal voor Mac en Windows beschikbaar zijn. Zo kan ik met mijn kennis over software een steentje bijdragen en jij kan snel aan de slag met thuis online werken.
Ik heb verschillende categorieën tools gekozen, waarvan ik denk dat die voor heel veel mensen handig zijn:
- Tijd bijhouden per activiteit of project
- Productief werken
- Online overleggen
- Online lesgeven
- Je agenda managen zonder eindeloos bellen of mailen
- Brainstormen met een team
Per categorie bespreek ik kort een paar tools:
Online Tools om je tijd te registreren
Om te beginnen de software waar je je tijd mee kan bijhouden, zodat je altijd weet waaraan je gewerkt hebt.
Toggl is een tool die je zowel op je laptop of desktop als via een app op je smartphone kan installeren
Klik op de timer om een registratie te starten. Voeg eventueel een project toe en een omschrijving, maar dat is niet noodzakelijk. En als je klaar bent klik je nogmaals op de timer en de registratie is bewaard.
Houd je niet van timers, voer dan handmatig je besteedde tijd in.
Toggl synchroniseert automatisch tussen je laptop en je telefoon, dus waar je je registraties start en stopt maakt niet uit.
Een iets ander programma is Rescuetime. Dat kan je zo instellen dat het automatisch de tijd registreert op basis van software en websites die je gebruikt. Daarnaast kan je het ook inzetten om productiever te werken door bepaalde programma’s en websites te blokkeren gedurende de dag of dagdelen.
Dit kost je even tijd om in te stellen, zoals je begrijpt.
Productief werken
Een van de uitdagingen van thuis werken, zeker als je ook kinderen om je heen hebt die niet naar school mogen, is productief zijn (en blijven). Afleiding is zo gevonden en dat wil je graag voorkomen.
Rescuetime helpt je om enorm productief te zijn en blijven, zeker als je afleidende sites en programma’s tijdens werktijd blokkeert.
En een mini-tool die heel veel oplevert, of je nu online werkt of off-line: OneTab.
Hoe vaak overkomt het jou? Je hebt tig tabjes open staan in je browser en weet eigenlijk niet meer precies wat waar staat. Bovendien wordt je laptop mega-traag.
OneTab lost dat voor je op. Houd overzicht over je tabs in de browser en houd een snelle laptop.
In dit artikel ontdek je hoe OneTab werkt.
Nog een paar tips om productief te werken
Tijdsblokken
Werk in tijdsblokken en zet een timer. In Toggl kan je een zogenaamde Pomodoro timer instellen op x minuten, waardoor je echt superproductief werkt in die blokken.
Weet je niet wat de Pomodoro-timer is? Kijk dan hier voor meer uitleg: https://en.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique
Concentratie-muziek
Op Youtube vind je enorm veel concentratie muziek. Mijn favoriet is deze studie-muziek: https://www.youtube.com/watch?v=OdV6SkGZb3g. Het duurt drie uur, dus je kan vooruit 🙂
Online overleggen
Alle vergaderingen, meetings, overleggen in kleiner of groter verband zijn opgeschort of afgezegd. Superonhandig. Toch kan met een smartphone en/of laptop heel veel overleg gewoon doorgaan. De vergaderdiscipline is misschien wat anders en de deelnemers moeten net wat beter naar elkaar luisteren, maar het is prima mogelijk.
Een online overleg kan je in een paar minuten opzetten.
Bij de meeste meeting software kan je audio en video aanzetten, zodat je elkaar kan zien.
Je kan je scherm delen en in veel gevallen is er ook een whiteboardfunctie. Het scherm delen is handig om samen naar dezelfde presentatie te kijken.
Niet elke software is geschikt om met een groep mensen te overleggen.
Overleg met 2 personen kan prima in Whereby.com. Het heeft alle nodige functies in de gratis versie en heeft als voordeel dat je gesprekspartner een link ontvangt van jou en zelf niets hoeft te installeren. In dit artikel lees je meer over Whereby.com.
Wil je een overleg met meerdere personen, dan is Zoom een hele fijne tool. Zoom heeft diverse abonnementen, maar de gratis versie is prima. Het is wel nodig om een app te downloaden op zowel je desktop/laptop als je smartphone.
Een overleg met 2 personen heeft geen tijdslimiet. Een overleg van 3 personen of meer mag maximaal 40minuten duren. Daarna moet je betalen.
De functies die Zoom biedt zijn uitgebreid: de standaardopties, zoals video en audio bellen en je scherm delen. Zowel de organisator als de deelnemers kunnen hun scherm delen (instelbaar).
Het is mogelijk om het gesprek op te nemen. Zoom biedt de mogelijkheid van break-out rooms en meekijken op de computer van een van de deelnemers (na toestemming uiteraard). Ontdek de mogelijkheden van Zoom, de recente beveiligingsissues en hoe je zelf veilig om kan gaan met het gebruik van Zoom.
Online lesgeven
Je workshop is afgezegd net als de training op locatie. Met online tools is het nog steeds mogelijk om deze sessies door te laten gaan. De volgende tools zijn niet moeilijk te leren gebruiken.
Online lesgeven in een kleine groep kan via Zoom. Zeker als interactie tussen deelnemers belangrijk is, heeft het een voordeel.
Een andere mogelijkheid, erg geschikt voor grotere groepen, is webinarsoftware.
In deze software is de organisator in beeld en kan hij of zij een presentatie delen.
De deelnemers houden contact met de organisator en met elkaar via een chatfunctie.
Verder kunnen bestanden en video’s gedeeld worden tijdens en na het webinar.
Je deelnemers hoeven niets te downloaden. En vooraf zet je e-mails klaar die als reminder verstuurd worden. Eventueel neem je het webinar op en deel je de opname achteraf.
Webinarsoftware
Webinarjam is een Amerikaans product, met heel veel mogelijkheden.
Goede Nederlandse webinarsoftware is Webinargeek.
Webinargeek kent een gratis proefperiode, maar is niet gratis. Klik hier om een proefaccount voor Webinargeek aan te maken.
Een mooi voorbeeld van online lesgeven is Astrid van Rens met haar Online Yogaschool.
Al ruim 3 jaar geeft zij met succes online yogalessen. Je zou misschien verwachten dat dat bij yoga heel lastig is. Het is niet zozeer lastig, alswel anders werken en denken.
Expertise.tv is software speciaal voor coaches. In het begin was het geen top-tool, maar misschien is het tegenwoordig verbeterd.
Afsprakenplanners
Je agenda managen zonder eindeloos bellen of mailen, dat kan.
Afhankelijk van hoe gemakkelijk het is om afspraken te plannen met je collega’s of klanten, kan je planningssoftware overwegen. Twee handige afsprakenplanners zijn Calendly en YouCanBookMe.
In beide tools kan je een afspraaktype aanmaken, tijdsblokken kiezen waarop je beschikbaar bent en een bevestigingse-mail opstellen die automatisch verstuurd wordt.
Zowel Calendly als YouCanBookMe kan je koppelen aan je eigen agenda – Google, Outlook. Maar dat is niet eens noodzakelijk.
In 6 Afsprakenplanners uitgelegd bespreek ik nog een paar andere tools.
Brainstormen met een team
Een brainstormsessie is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je aan online werken denkt, maar het is goed mogelijk.
Miro is een tool om allerlei brainstormsessies te ondersteunen. Samen met teamleden een workshop uitwerken, brainstormen over een nieuw product of over een oplossing voor de Corona situatie in jouw bedrijf. Deze tool heb ik uitgebreid uitgelegd in VA magazine van de VA school.
Klik hier om het artikel te lezen.
- Met een timer bewaak je de beschikbare tijd.
- Werk met virtuele notitieblaadjes, kleuren, en teksten.
- Groepeer informatie.
- Voeg teamleden toe en presenteer de resultaten eenvoudig.
Allemaal online en samen met anderen 🙂
Miro heeft een handleiding gemaakt, How to brainstorm, om het je nog gemakkelijker te maken: https://miro.com/guides/online-brainstorming/how-to-brainstorm
Aan de slag met deze handige tools
Samenwerken in deze hectische tijden is misschien wat lastiger dan je gewend was. Maar met al deze tools kan je in de huidige situatie met je team, collega’s of klanten nog heel veel wel bespreken en bereiken.
