> >

Hoe je in 5 stappen je bedrijf automatiseert

hoe-automatiseer-je-in-5-stappen

Ontdek hoe je in 5 stappen processen in je bedrijf automatiseert.
Automatiseren is een manier om tijd te besparen en ruimte te creëren om op te schalen naar je next level business.

  1. Waarom automatiseren?
  2. Doelgericht automatiseren
  3. Automatiseer je bedrijf in 5 stappen
  4. Welke tools heb je nodig om te automatiseren?

Waarom automatiseren? Slimmer werken met automatiseren

Misschien vraag je je af waarom je als ZZP of MKB ondernemer ‘iets’ moet doen met automatiseren. Ondernemers in het algemeen hebben last van chronisch tijdgebrek. Het gevolg daarvan kan zijn dat je achter feiten aanloopt of fouten maakt. Jouw unieke kwaliteit als ZZP of MKB ondernemer is je kracht. Maar als je fouten gaat maken of je klanten niet goed meer kan helpen, kom je toch in de problemen.Automatiseren kan dit natuurlijk niet helemaal voor je oplossen, maar het kan je wel helpen.

Twijfel je nog?

In de Zin en Onzin van automatiseren voor ZZP- en MKB ondernemers leg ik je in detail uit waarom automatiseren zinvol is.

Doelgericht automatiseren

Als een kip zonder kop starten met automatiseren is gedoemd te mislukken. Je weet namelijk niet wat je wil bereiken of welk probleem je wil oplossen.

Je bent niet de enige ondernemer die eigenlijk niet genoeg tijd heeft voor het uitvoeren van een goede online marketing strategie. Automatiseren kan je daarbij helpen.

Definieer heel goed welk probleem je wil oplossen, m.a.w. welk doel je wil bereiken met automatisering van een bepaald proces. Stel ook vast hoe je meet of je dat doel bereikt hebt.

Neem bijvoorbeeld e-mailmarketing.
Voor de online trainingen die ik verkoop vullen klanten o.a. hun e-mailadres in. Dat heb ik nodig om hen te informeren over de training die ze gekocht hebben. De hele cyclus van aanmeldingsmail tot en met de afscheidsmail nadat de toegang tot de training is verlopen, heb ik opgezet en het werkt volledig geautomatiseerd.

Dat heb ik zo ingericht, omdat ik niet wilde dat klanten van mij afhankelijk waren voor de voortgang van hun training. Mijn doel was tweeledig. Ik wilde fouten voorkomen met e-mails versturen en tijd overhouden voor de marketing van de online trainingen.

Met de volgende 2 parameters meet ik of ik mijn doel haal:

  • Het aantal e-mails dat ik per klant ontvang met fouten of problemen tijdens de training
  • De tijd die ik per maand besteed aan de marketing van de training in verhouding tot de tijd die ik besteed aan het oplossen van problemen en onderhoud op de training

Voor elke stap die je automatiseert is het belangrijk om een relevante parameter te hebben die je helpt bepalen of je op de goede weg bent.

Automatiseren in 5 stappen

Een kleine waarschuwing vooraf. Automatiseren kan je als ondernemer heel veel opleveren.
Frustratie, kosten en irritatie als je het niet goed voorbereidt en niet goed inricht.

Tijd, energie, ruimte om te groeien als je de tijd neemt om het goed voor te bereiden en te implementeren.

Probeer ook niet je hele business ineens te automatiseren.
Kies een systeem en doorloop de 5 stappen en besluit daarna of je een volgend domein aanpakt.
Lees hier meer over systemen.

1. Analyseren

Begin altijd met een analyse van je eigen bedrijf. Elke business heeft ongeveer vergelijkbare systemen waarbinnen je processen kan automatiseren. Dit zijn productontwikkeling, productlevering, onderhoud en klantenservice, administratie en marketing. Voor het overzicht zal je in jouw business waarschijnlijk werken met subsystemen. Financiële administratie kan bijvoorbeeld een subsysteem zijn van Administratie.

Je kan al je processen analyseren, maar het is misschien verstandig om een keuze te maken. Een eenvoudige manier om te prioriteren is de bijdrage die een activiteit levert aan je omzet.

In het artikel over het systematiseren van processen ga ik dieper in op het maken van slimme keuzes.

2. Processen beschrijven

Het lijkt simpel, uittekenen of uitschrijven hoe je werkt. Maar als je begint, blijkt dat je heel veel meer stapjes zet dan je zo op het eerste gezicht denkt.

Een goede methode om procesflows te beschrijven voldoet aan een aantal eisen:

  • het is visueel
  • beschrijft zowel de informatie (input en output) als de acties
  • levert duidelijke processchema’s op die iemand die je bedrijf niet kent ook begrijpt
  • is beschreven vanuit het klantperspectief

Wat is het resultaat van processen beschrijven?

Overzicht over alle activiteiten/taken die achtereenvolgens moeten gebeuren om een bepaald resultaat te halen. Als je niet alleen werkt, geef je ook aan wie wat doet, zodat nieuwe teamleden ook snappen wat er moet gebeuren.

Tools om processen te beschrijven

Er zijn allerlei tools in de markt om processen te beschrijven en vast te leggen.

  • Papier en stiften zijn de meest basic tools! Supersimpel met als nadeel dat aanpassingen maken een knoeiboel of een heleboel extra werk oplevert.
  • Uit de digitale toolset zijn Word of Powerpoint (of vergelijkbare tools van Google of Mac) het meest eenvoudig. Ze hebben als grootste nadeel dat ze niet gemaakt zijn om procesflows te beschrijven, waardoor het niet gemakkelijk is om veranderingen te doen. Het vraagt ook heel veel stapjes om alle blokjes en pijltjes toe te voegen en aan elkaar te verbinden.
  • Verschillende tools zijn gratis beschikbaar en ze voldoen prima voor ondernemersdoelen. Zelf gebruik ik Draw of Cacoo om simpele schema’s te maken. De schema’s sla ik op op een Google Drive en eventuele andere documenten voeg ik daar gewoon bij.

processchema-eenvoudig

In sommige gevallen is het handig om een korte video op te nemen met bijvoorbeeld Loom waarin je de stappen doorloopt.

3. Systematiseren

Een essentiële stap na het beschrijven van de processen om ze te systematiseren. Dat betekent dat je processen in een systeem onderbrengt. Groepeer daarvoor processen die logisch bij elkaar passen, haal alle dubbelingen uit je procesbeschrijvingen en voeg de bronnen toe die gebruikt worden in processen.

De  meeste processen vallen logisch in een bepaald systeem, zoals het proces ‘Betalingen verwerken’ in het systeem ‘Financiële Adminstratie’ past. Maar soms ontdek je dubbele processen zoals ‘Een image maken voor een blogpost’ en ‘Een image maken voor social media berichten’.

Met een kleine aanpassing voeg je deze processen samen en gebruik je het in de systemen ‘Bloggen’ en ‘Social media marketing’.

systemen-in-je-bedrijfWat je tot slot toevoegt zijn bronnen: checklists en sjablonen, alle documenten en tutorials die nodig zijn om ook resultaten te kunnen leveren. Als je handig bent in het beschrijven van processen, voeg je daar je bronnen al toe.

Voor sommigen werkt het beter om stap 2 en 3 om te draaien. Dat kan natuurlijk ook.

4. Automatiseren

Automatiseren wil zeggen dat je de processen geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd laat verlopen. Een bekend voorbeeld is dat je iemand die zich aanmeldt op jouw nieuwsbrief via je website automatisch een follow-up bericht stuurt en op een bepaalde lijst plaatst.

Iemand meldt zich bijvoorbeeld aan door een freebie te downloaden of door zich aan te melden voor een online training.

Het hangt natuurlijk helemaal af van de gekozen processen wat je kan automatiseren.

Emails versturen, taken van de ene status in de andere laten overgaan, email bijlages automatisch opslaan in de juiste map en een berichtje laten versturen naar een beheerder, posts op geplande laten plaatsen op social media, het zijn allemaal vormen van automatisering van processen binnen je business.

Zodra je je processen helder hebt uitgewerkt in flow-diagrammen of processchema’s, is de stap om de automatisering in te richten in tools niet zo groot meer.

Doe inspiratie op uit deze 25 voorbeelden van taken of processen die je kan automatiseren.

5. Evalueren & Optimaliseren

Nadat je je processen geautomatiseerd hebt, is het belangrijk om vinger aan de pols te houden. Krijg je de resultaten die je verwacht had?

Dit impliceert dat je vooraf evaluatiecriteria hebt beschreven, zodat je ook weet wat je wil meten.

Welke tools heb je nodig om te automatiseren?

Zonder tools is automatiseren heel lastig en een vast pakket  aan tools om te automatiseren is dan ook niet te geven. Maar de volgende categorieën tools zullen voor veel ondernemers in elk geval al toegevoegde waarde bieden.

Financiële administratie

Een boekhoudprogramma, zoals MoneyBird, Acumulus of Jortt.

Marketing

Emailmarketing, zoals MailChimp, ActiveCampaign, GetResponse
Social media planners zoals Buffer, Hootsuite, Recurpost.
Er zijn ook diverse plugins in WordPress om gepubliceerde blogs te posten op social media.

Tijdregistratie

Tijdregistratiesystemen zoals Toggle die je automatisch kan laten starten

Content verzamelen

Verzameltools voor relevante content zoals Feedly
Automatische alerts voor nieuwe content op Google door Google Alerts

Taak en/of project managen

Projecten overzichtelijk opzetten en taken verdelen in een spreadsheet en agenda is een ramp. Deze tools zijn daar supergeschikt voor. Net als voor automatische reminders voor openstaande taken of activiteiten in projecten, zoals het goedkeuren van ontwerpen, aanleveren van content, enz. Trello, Asana, Getflow, Casual, Redbooth, Zenkit en heel veel andere projectmanagement tools zijn daar handig voor.

Agendabeheer

Afspraken laten inplannen door klanten e/o teamleden via afsprakenplanners zoals Calendly en YouCanBookMe, die dan weer in de eigen agenda gepland worden

Voorkomen van copy/paste en fouten die daarbij horen

Met integratietools zoals IFTTT en Zapier koppel je twee of meer tools aan elkaar om data over te sturen van de ene naar de andere tool voor een vervolgactie of aanpassen van een status

Webshop – verkoop online producten

Koppelen betaalsysteem, boekhoudsysteem en e-mailsysteem voor goede afhandeling van bestellingen is onontbeerlijk. Er zijn webshop providers en je kan je webshop integreren in je WordPress site met bijvoorbeeld Woocommerce. Woocommerce is een gratis plugin, waarin je je webshop helemaal kan aanpassen aan je huissstijl. Hiervoor heeft HowToHotspot een online how-to training beschikbaar.

Nu zelf aan de slag.
Vraag je je nu af hoe jij zelf start met automatiseren?
Of hoe je de tools kiest die bij jou bedrijf passen of hoe je de software in je ZZP- of MKB-bedrijf implementeert?

Neem dan gerust contact op, zodat we kunnen bespreken of en hoe ik je daarbij kan helpen. Bel me op 06-4443 8540 of stuur een e-mail.

Geef een reactie
*
*