> >

Boost je bedrijf: 25 kansen om tijd te besparen met automatiseren

tijd-besparen-met-automatiseren

Welke ondernemer wil geen tijd besparen? Je kan tijd besparen met automatiseren. In dit blog deel ik 25 acties of taken die jij kan automatiseren in je bedrijf, zodat je tijd en energie overhoudt voor het allerbelangrijkste in je leven als ondernemer en als mens. In sommige gevallen levert het je zelfs geld op. Heel veel van de zaken die ik hier bespreek, kan je zowel in een online business als in een off-line bedrijf of praktijk toepassen.

Automatisch: (helemaal) vanzelf. “Auto” heeft iets te maken met zelf, zoals je waarschijnlijk weet.
Een automobiel iets dat vanzelf beweegt, nou ja, veel auto’s staan stil in de file. Maar goed.
Als het goed is hoef je je auto niet te duwen of te trekken om ‘m vooruit te laten gaan.  

Als je je nog afvraagt waarom je als ondernemer eigenlijk zou nadenken over automatiseren, lees dan eerst ‘De zin en onzin van automatiseren voor ZZP- en MKB ondernemers.’

Investeren

Zo kan je in je bedrijf ook heel veel dingen automatisch laten gaan, op voorwaarde dat je ze eerst zo inricht dat dat ook daadwerkelijk kan.

Automation ken je vast wel uit een e-mailmarketingsysteem, zoals Mailchimp, ActiveCampaign of Autorespond, maar het kan veel verder gaan.

Je kan heel veel systematiseren en automatiseren, als je even goed nadenkt over je bedrijf.

Bepaal wat je kan automatiseren

Begin met het laaghangend fruit waar je tijd en geld laat liggen.

  • Taken die je regelmatig herhaalt
    Wat doe je vaak, bijvoorbeeld elke week, elke dag of elke maand? En is het een standaardtaak, zoals het versturen van facturen of herinneringen, afspraken maken met klanten, social media berichten schrijven en posten, blogs posten op je website, enzovoort.
  • Simpele taken die je kan batchen
    Een voorbeeld is het inplannen van social media berichten. Als je zichtbaar wil zijn en blijven op social media is het belangrijk om regelmatig posts te plaatsen. Maar als je elke dag of elke paar dagen op een specifieke tijd een bericht wil maken en plaatsen, verstoort dat je routine of de leuke dingen die je doet 😉 Dan zet je daarvoor dus automatisering in. Zo zijn er in elke business heel veel taken die je kan batchen en daarna automatiseren.
  • Taken die heel gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden.
    Data gestuurde taken kan je gemakkelijker automatiseren dan mens gestuurde taken. Data gestuurd betekent dat kwantitatieve gegevens, zoals een datum of een getal, bepalen of en wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden. Simpel voorbeeld is de vervaldatum van een factuur. Het is heel gemakkelijk om op of na de vervaldatum van een factuur een reminder te laten versturen door een systeem. Het enige dat het systeem moet weten is of de factuur op de vervaldatum betaald is of niet. En dat is ook een meetbaar gegeven. De frequentie van de taak is niet echt belangrijk.
  • Dingen die met regelmaat fout gaan of vergeten worden
    Waar gewerkt wordt, gaan dingen mis. Dat is op zich niet zo erg. Maar als steeds dezelfde zaken misgaan, dan kan je misschien beter een systeem of SOP (standard operating procedure) uitschrijven. Zie het als een soort handboek voor je bedrijf.
    Hoe dat werkt lees je in ‘Werken met SOPs’

Tijd besparen met automatiseren: 25 kansen

Als je goed naar je business kijkt, zijn er veel kansen om tijd te besparen.
Sommige van deze tips heb je zelf vast al bedacht, maar met andere verras ik je graag.
Kies wat bij jou past en start meteen met efficiënter werken.

Richt een e-mailmarketingsysteem in

Vrijwel elke e-mailmarketing tool kan je hierbij helpen. MailChimp en ActiveCampaign worden veel gebruikt, maar er zijn veel meer geschikte tools. Lees hier meer over e-mailmarketingtools

1. Inschrijvers op je e-maillijst automatisch een bevestiging sturen met een (link naar een) freebie
2. Betaalbevestiging versturen na aankoop en lange termijn follow-up sequentie instellen
Koppel de betaalbevestiging aan je e-mailmarketingsysteem en stel eenmalig een welkomstmail en follow-up e-mails in om in contact te blijven met je klanten.
3. Aanmeldingen voor een training of product automatisch een serie e-mails sturen

Koppel je agenda

De veelgebruikte agenda’s, zoals Google, Outlook, Apple kunnen gekoppeld worden aan allerlei andere softwareprogramma’s

4. Automatisch taken aanmaken op basis van e-mails van klanten
5. Google-agenda’s, maar ook andere agenda’s kunnen eenvoudig
Projecttaken uit een projectmanagementtools automatisch in je agenda plaatsen
6. Zet een afsprakenplanner in voor het plannen van klantafspraken

Social media en je eigen kanalen koppelen

Social media marketing kan voor een groot deel geautomatiseerd worden.

7. Een video die je op YouTube plaatst meteen delen op WordPress
8. Een blog posten op je website en tegelijkertijd ook op Facebook

Batch van het maken van content vervolgens inplannen

9. Bepaalde posts periodiek posten op verschillende social media kanalen. Social media planners
kunnen je daarbij helpen.
10. Post van Instagram automatisch naar Facebook doorsturen met bepaalde hashtags

Automatiseer administratieve taken

11. Uren automatisch bijhouden
12. Stel automatische reminders in voor niet (op tijd) betaalde facturen13. Zet tools in om gegevens door te sturen van de ene naar de andere tool

Organiseer de verwerking van je e-mails

14. Organiseer je e-mailinbox met regels voor binnenkomende berichten
15. Sla Gmail-attachments automatisch op op Google Drive
16. Maak van nieuwe bestanden op Google Drive meteen Trello cards
17. Stel een autoreply in op e-mails, waarmee je lezers informeert wanneer je e-mails leest

Voorkom dat je steeds dezelfde zaken moet uitleggen of instellen

Taken of uitleg die je vaker herhaalt zet je in een instructiefilmpje of je maakt templates.

18. Maak een FAQ sectie op je site met veelgestelde vragen
19. Creëer een een template voor projecten die je vaker gaat herhalen, bijvoorbeeld een workshop, een live-event of een challenge
20. Creëer templates voor images voor je blogposts, Facebook posts, enz.
21. Resize images al bij het uploaden naar je WordPress site.
TinyPNG is een aparte site, maar ook een WP plugin waarmee je zonder kwaliteitsverlies je images comprimeert. Met als gevolg dat je site sneller laadt.

Automatiseer het verzamelen van gegevens

Met een paar simpele tools zet je het internet in om gegevens voor jou te verzamelen, zodat je op een gepast moment analyses kan doen.

22. Zet Google Alerts in voor de belangrijkste keywords voor jouw business
23. Verzamel relevante content via RSS feeds met Feedly
24. Maak gebruik van pixels en integraties om gegevens te verzamelen voor je statistieken. Google Analytics biedt een code en Facebook een pixel, zodat je slimmer kan ondernemen.
25. Genereer automatisch ondertitels voor video’s met YouTube of in Google Presentations. Dit laatste werkt nu alleen als je US English spreekt, maar het komt in meer talen beschikbaar.

Wat ga je als eerste automatiseren?

Automatiseren om het automatiseren is dom. De kunst is om die taken of activiteiten te identificeren die zorgen dat je werkprocessen efficiënter worden. Of het nu voor jezelf is of voor je team.

Hoeveel heb jij al geautomatiseerd in jouw business en wat zijn je volgende acties?

Geef een reactie
*
*