> >

3 TopTips om rust in je bedrijf te creëren met structuur

3-top-tips-structuur-website

Verbijsterd staart Ellis naar de plek waar ze haar super-de-luxe espresso-apparaat verwachtte. Weg!

Hoe kan dat nu? Vorige keer – wanneer was dat ook alweer? – stond het toch hier?

Ze heeft zo’n zin in een heerlijke espresso!

 

Ellis gaat op onderzoek uit. Ze opent een paar kastdeuren: niks. Kijkt om zich heen en bedenkt iets. Ze kijkt om de hoek en ja, daar is het!

Gelukkig! Wat een stomme plek voor het espresso-apparaat.

“Dat moet ik veranderen”, denkt ze bij zichzelf, “maar nu eerst koffie zetten.”

 

Ze opent het linker bovenkastje om de koffie te pakken en ziet alleen maar brood, broodbeleg, een paar mokken en theeglazen. Waar is de koffie heen? Die stond toch hier?

Of toch in dat andere kastje, waar het koffiezetapparaat zou moeten staan. En inderdaad, gelukkig. Snel even water bijvullen, koffie in de piston, maar waar is het filter heen??

“Wie is er met dat ding vandoor gegaan? En waar vind ik het nu weer?”, flitst het door Ellis heen.

Afijn even later is ze zover en ze drukt op de knop; niets. Er gebeurt helemaal niets.

Dan herinnert Ellis zich dat ze een verlengsnoer nodig heeft; er is geen stopcontact dichtbij het apparaat. En het verlengsnoer zit aan het beeldscherm van haar computer…

“Gatsie”, denkt Ellis, “als het zo moet…”

Na dik een half uur zit Ellis dan toch achter een lekker kopje espresso, terwijl ze een note-to-self maakt: espresso-apparaat en spullen die erbij horen verplaatsen.

 

Hoeveel momenten zoals Ellis heb jij, ondernemer?

Momenten waarop je even snel iets wil doen en dat het uiteindelijk heel lang duurt, omdat je niet meer precies weet waar je alles had opgeslagen of wie het voor je gedaan had. Misschien overkomt het je als je een nieuwsbrief wil versturen of als je een foto of tekst wil aanpassen op je website of als je een webshop wil opzetten of als je je administratie moet doen.

Liever doen waar je goed in bent?

Heel veel ondernemers willen zaken, zoals administratie, marketing, nieuwe websites of webshops snel en efficient afhandelen of misschien wel uitbesteden. De verleiding is groot om alles uit te besteden aan experts, maar al snel merk je dat het helemaal niet zo gemakkelijk is om uit te besteden.

Uitbesteden is niet zo gemakkelijk

Want leg maar eens uit hoe de teksten of afbeeldingen in jouw hoofd zitten aan iemand die jouw vak niet kent! Het kost je vaak heel veel tijd en energie, omdat je zelf niet weet wat je niet weet.

En dat is helemaal niet de bedoeling. Maar gelukkig is het ook niet nodig.

Misschien is zelf doen wel veel slimmer

Met een paar simpele tips – die je wel heel consequent moet doorvoeren, kan het anders.

Het is mogelijk om je bedrijf zo in te regelen dat je werk kan uitbesteden zonder dat je er zelf heel veel werk aan hebt. Maar het is ook mogelijk om heel veel zelf te doen, zonder dat het je zeeen van tijd kost.

Wat had Ellis ook kunnen doen?

Even terug naar Ellis, naar wat ze niet gedaan heeft, maar wel had kunnen doen.

Om te beginnen, Ellis heeft een ‘note to self’ gemaakt om het koffieprobleem op te lossen.

Als ze op dat moment meteen actie had ondernomen was haar volgende koffiemoment een stuk relaxter geweest.

Als ze actie had ondernomen, had ze eerst alle materialen voor de koffie: het apparaat, de koffie, het filter en de piston bij elkaar gelegd. Dan had ze een lijstje gemaakt van zaken die nodig had: toegang tot water, een stopcontact, een verlengsnoer, opbergruimte voor koffie, filter en voorraadkoffie.

En als ze actie had ondernomen om te voorkomen dat ze een volgende keer weer voor verrassingen zou komen te staan, had ze ook een SOP gemaakt.

Een wat?? Daar kom ik zo op.

Eerst even de laatste stap. Om zichzelf te helpen had ze een reminder in haar online agenda gezet voor het noteren van de koffievoorraad, zodat ze in beeld zou krijgen hoe vaak ze koffie zou moeten kopen.

Een S.O.P. maken: structuur aanbrengen

Wat is nu een SOP? SOP staat voor Standard Operating Procedure. En het hoeft niet meer te zijn dan een A4 met daarop een schema (of tekst) dat beschrijft hoe iets gedaan wordt. In het geval van Ellis zou het schema gemaakt zijn voor het maken van de koffie, het beheren van de voorraadkoffie en ook het onderhoud van het apparaat.

Structuur geeft rust

Hoe gek het ook klinkt, het werken met SOPs geeft je handvatten en structuur. Het zorgt voor rust.  Zeker als je voor alle taken die je niet zo vaak of niet zo graag doet een SOP maakt. Zodra je een van die taken moet doen, pak je de SOP erbij en je doorloopt alle stappen om je (serie) taken uit te voeren.

Je kan je voorstellen dat bepaalde taken dan ook gemakkelijk uitbesteed kunnen worden.

3 Top-tips om met SOPs structuur te creëren

Met deze 3 tips creëer jij structuur waarmee je alle taken in je bedrijf die je graag zo snel en efficiënt mogelijk kan inregelen en vervolgens steeds uitvoeren of laten uitvoeren.

#1 Onderneem direct actie of plan de actie in

Loopt er iets niet helemaal lekker of heb je geen tijd om taken goed uit te voeren? Plan dan tijd in om een systeem te maken van een serie van taken. Het is namelijk een heel belangrijk signaal en bovendien, hoef je dan niet je hele bedrijf ineens te doen, maar structureer je in volgorde van belangrijkheid.

#2 Inventariseer en analyseer de situatie eerst.

Beschrijf dan – visueel of in tekst – hoe het proces of de taak uitgevoerd moet worden en welke materialen, systemen of mensen nodig zijn. Zo ontdek je onlogische volgordes, ontbrekende of dubbele stappen en inconsistenties.

#3 Zet technologie in om je opgebouwde structuur te automatiseren

Tegenwoordig is het niet meer nodig om een map vol briefjes met klantgegevens te bewaren. Of om via Outlook een email te versturen. Er zijn enorm veel software systemen die het leven van een ondernemer heel veel gemakkelijker kunnen maken, zonder dat er enorme kosten aan vast zitten. Oh ja, je hoeft ook geen techneut, nerd of ICT-crack te zijn om ze te kunnen bedienen. In ‘De Zin en Onzin van automatiseren voor ZZP ondernemers’ lees je meer over het toepassen van technologie.

 

Wil je nu meteen weten wat meer structuur voor jouw bedrijf kan betekenen?

Plan dan nu een gratis strategie-gesprek, waarin we jouw mogelijkheden bespreken.

Geef een reactie
*
*