Online ondernemen zonder tools is een ‘sine qua non’. En wist je dat er meer dan 8000 online business tools zijn (in 2020)? Voor sommige ondernemers zijn business tools een zegen, maar voor anderen een noodzakelijk kwaad. Een IT strategie voor ZZP-ers is echt geen overbodige luxe.
In dit artikel lees je 3 belangrijke redenen waarom je beter vanuit een IT strategie je toolpakket kan samenstellen als (online) ZZP-ondernemer.
Alles zelf regelen, van telefoon tot ICT
In grotere bedrijven zorgt de ICT afdeling voor (ondersteuning bij) het selecteren, implementeren en beheren van software. Dat doen ze vanuit een ICT strategie om de samenhang tussen de software en de bedrijfsdoelen en missie&visie te bewaken. En de praktische zaken, zoals trainingen om te leren hoe de software werkt, de processen en informatiestromen analyseren en evalueren hoe de software bevalt.
IT strategie voor ZZP-ers:
Wat moet je eigenlijk allemaal regelen?
Wat moet je eigenlijk allemaal regelen?
Online tools kiezen en in gebruik nemen, de software, de hardware (laptop, telefoon, router, enzovoort), uitbesteden of zelf doen, automatiseren en zo ja wat wel en wat niet.
-> Ontdek hier 25 mogelijkheden om te automatiseren in je business.
In dit plaatje zie je een vereenvoudigde weergave van de hele keten: vanuit de strategie Tools Selecteren, Implementeren en Beheren. Zowel implementeren als beheren kan je zelf doen (DIY) of laten doen (DFY).
Hoe kom je tot de beste keuze?
Veel (startende) ZZP-ers, zoals kennisondernemers, (business) coaches, trainers, adviseurs ervaren de noodzaak van een aantal tools. Tools die het werk en het leven gemakkelijker maken. Denk aan boekhoudsoftware, afsprakenplanners of social media management tools. Maar wat heb je echt nodig? En wat is het beste voor jou?
Afhankelijk van het bedrijf dat je hebt, is software voor e-mailmarketing, het geven van webinars, het aanbieden van online trainingen, een webshop of video ook wel handig. En natuurlijk de website.
Net als jij hebben de meeste van deze ondernemers een vraag en willen daarop een snel en simpel antwoord: Jij kan het beste deze of deze tool kiezen voor …
Tools en tech zijn niet je core business en ach, het zal toch niet zoveel uitmaken. In feite doe je dan alleen wat in het onderstaande plaatje staat. Je springt meteen naar het blokje Tools Implementeren. Zelfs Tools Selecteren wordt vaak overgeslagen.
Maar, zeg eens eerlijk. Als je een huis, auto of fiets koopt, ga je zo toch ook niet te werk?
Waarom ZZP-ers geen IT strategie uitwerken
Dat het wel gebeurt, is deels te danken aan de laagdrempelige toegang voor SaaS software (online cloudoplossingen). Een IT strategie lijkt niet nodig.
Veel van de tools die kleine ondernemers gebruiken zijn gratis of tegen beperkte investeringen beschikbaar. Met als gevolg dat lang nadenken niet nodig is, je kan een online tool ‘ gewoon even proberen’ en op Youtube staan talloos veel instructievideo’s, voor elke denkbare tool.
Is dat erg?
Ik denk het wel, vanwege de volgende 3 redenen.
Reden #1: geen IT strategie kost je tijd & geeft frustratie
De eerste reden om een IT strategie uit te werken is dat het zowel tijd als frustratie bespaart. Te vaak is het resultaat van random kiezen een lappendeken aan tools die niet goed op elkaar zijn afgestemd. En het gevolg daarvan is dat uitbesteden en automatiseren minder effectief zijn. Wat over het algemeen de liefde voor tools en tech niet vergroot.
Niet in het minst omdat het overzicht zoekraakt, onnodig tijd verloren gaat, maar ook geld. Immers, uitzoeken hoe het wel zit of juist veel handmatig overzetten kost ook nog eens geld. En de fouten… dat levert veel frustratie op.
Ja, prima, maar ik kan toch gewoon uitbesteden?
Er zijn VA’s genoeg die er wel lol in hebben.
Helemaal waar!
Reden #2: geen IT strategie kost je geld
Toch zijn er twee dingen waar je mee te maken krijgt. En dat brengt me bij de tweede reden waarom je een IT strategie zou moeten uitwerken, de extra uren die VA’s spenderen kost je gewoon geld.
Allereerst, hoe weet je of de tools die je VA voorstelt (en waarschijnlijk zelf gebruikt) voor jouw bedrijf het beste zijn? En ten tweede, je kan je team klein en lean houden door te automatiseren. Dat vereist ook dat de tools en de gegevens die je nodig hebt, bij elkaar passen. Een VA huur je meestal in voor een bepaalde tool of activiteit, niet om je toolset te optimaliseren en alles wat kan te automatiseren.
Reden #3: je hebt waarschijnlijk te veel tools
Okay, maar al die tools zijn toch bijna hetzelfde? In principe lijkt dat zo, maar het is toch niet helemaal waar. Dat brengt me bij reden 3 om een IT strategie te maken als ZZP-er. Je hebt waarschijnlijk te veel tools die overlappen in mogelijkheden of die je helemaal niet gebruikt. Het gevolg is een gebrek aan overzicht, nog afgezien van de onnodige kosten 🙂
In een IT strategie voorzie je ook welke processen in je business ondersteund moeten worden. Die processen werk je uit en je beschrijft welke tools ingezet worden en welke activiteiten handmatig uitgevoerd worden.
Feitelijk creëer je een blauwdruk van de activiteiten en informatie-uitwisselingen in jouw bedrijf. Bedenk hoe gemakkelijk uitbesteden en loskomen van je bedrijf dan wordt.
Wat lost een IT strategie eigenlijk op?
Laten we eens de vergelijking maken met iets wat we allemaal doen: eten.
Wie gaat naar een willekeurige supermarkt en kiepert zomaar het eerste beste brood, een zak groenten, willekeurig fruit en het eerste pakje thee binnen handbereik in het winkelwagentje?
Dat doe je niet, wed ik!
Je hebt nagedacht over het milieu, de schadelijke stoffen in pesticiden, het dierenwelzijn, eventuele allergieen en gezonde voeding. Op basis daarvan heb je een aantal besluiten genomen: minder vlees, geen genetisch gemodificeerd eten, minder suikers, veel vezels, biologische producten en producten van bedrijven die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan bijvoorbeeld. Dat is je strategie of beleid.
Strategisch kiezen
Vervolgens maak je de keuze voor de winkel of winkels op basis van je strategie. Daarvoor doe je een beetje onderzoek, bij de buren vragen, op internet, maar je toetst alles aan je eigen strategie. Dan kies je de winkel(s). In de winkel(s) kies je zorgvuldig je producten.
Thuis berg je de producten op, totdat je ze nodig hebt voor de maaltijd, de was of afwas of het schoonmaken.
Zelf in control blijven
Of je de schoonmaak nu zelf doet of hulp daarvoor inroept, de schoonmaakproducten kies je zelf. het is immers jouw huis, jouw verantwoordelijkheid.
En het eten koken uitbesteden doen maar weinig mensen. Misschien ben jij die uitzondering 🙂
Nieuwe producten
En daar houdt het niet bij op. Met enige regelmaat denk je na over de producten en bedrijven die je hebt geselecteerd. Zeker als er weer eens iets in het nieuws verschijnt of als je persoonlijke situatie verandert.
Waarom zou je niet op dezelfde manier omgaan met de online tools in je bedrijf? Met een slimme strategie bespaar je dus geld, tijd en kies je precies dat wat bij jou en je bedrijf past.
Praktische checklist
Om je te helpen heb ik een checklist gemaakt, waarbij ik je de vragen stel om tot een juiste keuze te kunnen komen.
Download hieronder de checklist ‘Beste online tools selecteren voor je business’
Gratis Checklist
Start nu met strategisch tools kiezen om tijd en geld te besparen
Na het aanvragen van de checklist ontvang je een e-mail met de downloadlink.
