Een online business runnen vraagt veel tijd, energie en middelen.
Hoe kan jij ervoor zorgen dat jouw business efficiënter draait, zodat je meer tijd hebt voor andere belangrijke taken?
Een antwoord op deze vraag is door te automatiseren.
Automatiseren van jouw online business processen kan je productiviteit en winst aanzienlijk verhogen.
In dit artikel bespreken we de voordelen van automatiseren en de stappen die jij kan zetten om dit voor elkaar te krijgen.
Wat is automatiseren van een online business?
Automatiseren betekent het gebruiken van technologie en software om taken te automatiseren die normaliter door mensen zouden worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van e-mails, het verzamelen van gegevens, het beheren van bestanden, het versturen van reminders of verkoopstatistieken bijwerken.
Zoals je ziet is automatiseren niet beperkt tot je marketing- en/of salesfunnel.
Door dit soort taken te automatiseren, bespaar je tijd en middelen. Maar dat niet alleen, je verhoogt je productiviteit enorm.
Waarom is automatiseren van een online business belangrijk?
Er zijn veel redenen waarom automatiseren van je online business belangrijk is.
Dit zijn enkele belangrijke voordelen:
- Tijdbesparing: door taken te automatiseren, kan je je tijd besteden aan andere belangrijke zaken, zoals het verbeteren van je producten of het uitbreiden van je klantenbestand
- Verhoogde efficiëntie: taken automatiseren zorgt dat processen sneller en efficiënter verlopen, waardoor je jouw productiviteit verhoogt
- Verbeterde nauwkeurigheid: automatisering zorgt ervoor dat gegevens nauwkeuriger worden bijgehouden en verwerkt, wat jouw beslissingen weer kan verbeteren
- Verhoogde winst: als je jouw productiviteit en efficiëntie verhoogt, zal uiteindelijk ook je winst verhogen
Hoe kan je jouw online business automatiseren?
Automatiseren van je online business gaat niet vanzelf, maar het is ook niet heel ingewikkeld.
Voordat je start met het automatiseren van je online business, is het belangrijk om te weten wat je precies wilt bereiken. En dan met name achter de schermen, in de back-office.
Automatiseren wordt niet vaak in verband gebracht met je klanten beter kunnen bedienen. Dit kan heel goed door verschillende klantenservice processen te automatiseren, zoals het beantwoorden van veelgestelde vragen of het verzenden van verkoopherinneringen. Met automatiseren, kun je ervoor zorgen dat je klanten snel en efficiënt worden geholpen, wat leidt tot een betere klanttevredenheid.
Dus analyseer de taken en processen achter de schermen goed, vergeet niks. Bepaal dan welke taken je wilt automatiseren en wat het doel is van de automatisering. Dit helpt je bij het maken van een goed plan en bij het kiezen van de juiste software.
Stappenplan voor het automatiseren van je online business
Dit is een beknopt stappenplan wat je kan uitwerken voor jouw specifieke situatie.
- Bepaal welke processen je kunt automatiseren:
Maak een lijst met je dagelijkse taken en bepaal welke processen je kunt automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan e-mailmarketing, gegevensverzameling en verkoopstatistieken. In Boost je bedrijf: 25 kansen om tijd te besparen met automatiseren vind je inspiratie voor taken die je zou kunnen automatiseren. Of download de gratis PDF ‘10 Taken die je snel, eenvoudig en effectief automatiseert.‘ - Zoek de juiste software:
Er zijn veel verschillende software-oplossingen op de markt voor het automatiseren van online bedrijven. Het is belangrijk om de software te kiezen die het beste bij je doelen en specifieke behoeften past. Overweeg factoren zoals prijs, functionaliteit en gebruiksgemak. - Maak een plan: Nu je weet wat je wilt bereiken en welke software je gaat gebruiken, is het tijd om een plan te maken. In dit plan beschrijf je hoe je de software gaat implementeren en hoe je ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Zorg voor een tijdpad en werk de stappen uit die je moet zetten om je doelen te bereiken. Dit helpt je om op schema te blijven en om ervoor te zorgen dat je de juiste stappen zet.
- Implementeer de software:
Nu is het tijd om de software te implementeren. Dit is het proces van het instellen van de software, het configureren van de beveiligingsinstellingen en het integreren van de software met je bestaande systemen. En, heel belangrijk, zorgen dat teamleden weten hoe de software werkt. Het is belangrijk om dit proces zorgvuldig uit te voeren en te zorgen dat alles correct is geconfigureerd voordat je verder gaat. - Test en optimaliseer:
Test de software uitgebreid en verfijn deze waar nodig zodat alles soepel verloopt. Ook nadat je de software hebt geïmplementeerd, is het belangrijk om kritisch te beoordelen of het werkt volgens plan. Als er problemen zijn, moet je deze oplossen en de software aanpassen om ervoor te zorgen dat alles correct werkt. - Regel het beheer: Om ervoor te zorgen dat je software blijft werken zoals het hoort, is het belangrijk om regelmatig onderhoud uit te voeren. Dit omvat het installeren van updates, het maken van back-ups en het monitoren van de prestaties.
Maar het is ook belangrijk om te zorgen dat elk nieuw teamlid weet hoe er gewerkt wordt – wat mensen doen en wat software doet. Maak hier een business wiki voor. En zorg ook dat er regelmatig gecontroleerd wordt of de automatiseringen nog wel passen bij de processen binnen het bedrijf.
Wil je serieus aan de slag, bekijk dan dit uitgebreidere stappenplan: Hoe je in 5 stappen je bedrijf automatiseert. Deze stap voor stap gids voor het automatiseren van je online business helpt om het proces snel en eenvoudig uit te voeren.
Het is belangrijk om te onthouden dat automatisering een proces is en dat het tijd kost.
Te vaak word ik als implementatie consultant te laat ingeschakeld, zodat we eerst moeten puinruimen. Feitelijk beginnen we vaak opnieuw, omdat de basis van het project niet goed was.
Veel ondernemers denken dat nieuwe software gelijk staat aan het aanmaken van een account. Was het maar zo’n feest.
Veelgestelde vragen over automatiseren van Een online business
Alhoewel de software voorhanden is, zijn veel ondernemers vooral bezig met het automatiseren van marketing en salesfunnels. Niet zozeer met de back-office en het is dan ook niet gek dat er allerlei vragen rijzen bij het automatiseren van het online bedrijf achter de schermen. Ik heb er een aantal voor je op een rijtje gezet.
Hoeveel kost het om mijn online business te automatiseren?
De kosten van automatiseren hangen af van veel factoren, zoals de software die je gebruikt en hoe complex je processen zijn.
Ik maak altijd een onderscheid in het proces om de business te automatiseren en het beheren van de geautomatiseerde processen.
De kosten van het inregelen van de automatisering variëren enorm. Daar is weinig zinnigs over te zeggen.
Gemiddeld zijn de kosten om automatiseringen te beheren variëren tussen de €20 en €300 per maand, maar ook dat hangt sterk af van jouw situatie.
Hoe lang duurt het om mijn online business te automatiseren?
De tijd die nodig is om je online business te automatiseren hangt af van de grootte en complexiteit van je business.
Maar ook hoeveel je wil automatiseren en hoe goed je team en jij zijn voorbereid bepalen de doorlooptijd. En dan hangt het ook af van de software die je inzet.
Heel globaal duurt het tussen de 2 en 6 weken om de eerste automatisering op te zetten. En voor je gaat juichen, voordat je je hele bedrijf goed hebt ingeregeld ben je maanden verder.
Als je het serieus aanpakt, tenminste.
Is het automatiseren van een online business moeilijk?
Het automatiseren van een online business kan in het begin zeker een uitdaging zijn, vooral als je niet bekend bent met de systematiek en de technologie & software.
Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar die kunnen helpen bij het proces.
Bovendien kan je altijd hulp zoeken van een expert. Dat kan je enorm veel tijd, geld en frustratie besparen. Daar komt bij dat je zelf zo nauw betrokken bent bij je eigen processen dat het lastig is om los te komen van hoe het nu is.
Kan ik het automatiseren van mijn online business zelf doen?
Ja, je kunt het automatiseren van je online business zelf doen als je technische kennis hebt. En als je heel veel tijd hebt om fouten te maken en te herstellen.
Maar als je geen ervaring hebt met software-implementatie, of het zo efficiënt mogelijk wil realiseren, is het beter om een expert in te huren om je te helpen.
Is het automatiseren van mijn online business veilig?
Ja, automatiseren is veilig, op voorwaarde dat je databeveiliging en accountbeheer goed inricht. Met de juiste software is dat niet heel ingewikkeld. Je moet even weten hoe je de beveiligingsinstellingen op goed instelt.
Het is ook aan te raden om regelmatig back-ups te maken van je gegevens.
Je online business automatiseren?
Het is belangrijk om te onthouden dat automatiseren van je online business – en dan met name de back-office – een proces is en dat het tijd kost om alles helemaal goed te configureren en te optimaliseren.
Maar als je de stappen volgt en de juiste software kiest, dan zal het je uiteindelijk helpen om tijd en middelen te besparen en om je bedrijf effectiever en efficiënter te runnen.
Samengevat: het automatiseren van een online business is een slimme keuze voor elke ondernemer die wil groeien en winstgevender willen worden. Als je de juiste software kiest en een goed plan maakt, kun je binnen de kortste keren de voordelen ervaren.
Dus waar wacht je nog op?
Ga vandaag nog aan de slag met het automatiseren van je online business!
