Herken jij belangrijke signalen zoals chronisch tijd te kort, steeds meer fouten, geen tijd meer voor jezelf en eigen ontwikkeling? Dan is het tijd voor systemen en automatiseren om tijd en energie vrij te maken voor het verbeteren en de groei van je bedrijf.
In dit artikel ontdek je op welke signalen je alert moet zijn en hoe je voorkomt dat het uit de hand loopt.
Voor veel trainers, coaches en andere kennis-ondernemers is systematiseren en automatiseren van hun business niet het eerste waar ze aan denken.
Werken met klanten, producten of diensten verkopen. Dat is het belangrijkste voor je bedrijf. En natuurlijk is dat ook zo.
Maar wat is de consequentie voor alle taken en activiteiten die ook moeten gebeuren en blijven liggen?
Ze blijven liggen, omdat je er geen tijd voor hebt. Of omdat de puf je ontbreekt aan het end van de dag of de week. Uiteindelijk maak je fouten, vergeet je dingen of blijkt dat je team niet helemaal begreep wat de bedoeling was.
Herken je deze signalen?
Het gaat natuurlijk niet zomaar mis. Al een tijdje voordat er dingen mis gaan kan je signalen herkennen. Kijk maar eens naar het lijstje hieronder.
- Steeds meer uren werken; je vrije tijd komt in het gedrang, omdat er altijd weer iets is wat niet kan blijven liggen
- Fouten in het werk; er gaan dingen mis, omdat afspraken niet duidelijk zijn
- Klanten of taken die vergeten worden; je schrikt ’s nachts wakker, omdat je een e-mail vergat te beantwoorden
- Klanten die klagen; klanten worden ontevreden en zijn niet zo blij meer
- Geen tijd voor kennisontwikkeling; een van de dingen die er als eerste bij in schiet
- Geen tijd voor het ontwikkelen van je bedrijf; je loopt achter de feiten aan, aan nieuwe dingen kom je helemaal niet toe
- Het gevoel dat je voor de zoveelste keer het wiel uitvindt; steeds weer zoeken naar hoe iets ook alweer moet
Herken je één of meer van deze signalen?
Dan is het tijd om even stil te staan bij de toekomst van jouw bedrijf.
Wil jij zo doorrennen?
En zeker weten dat het almaar erger wordt?
Het wordt steeds moeilijker om de boel op de rit te krijgen.
Wat zijn de consequenties?
De consequenties van de signalen hierboven zijn niet moeilijk te bedenken. Maar toch goed om je te realiseren dat als je niets verandert, het alsmaar erger wordt. Het wordt niet vanzelf beter.
Maar je hebt het al zo druk.
Beeld je nu even in dat je niks doet, alles laat bij het oude. Dan is de kans groot dat dit gaat gebeuren:
Je gaat meer en meer uren werken
De ontwikkeling van je bedrijf staat stil als je alleen maar tijd stopt in klanten bedienen of producten leveren. Hoeveel uren kan je of wil je meer besteden aan het leveren van diensten of producten? Wat is jouw limiet? En wat kost het als je die limiet haalt? Het gaat onvermijdelijk ten koste van prive tijd, zoals tijd met je gezin, slaap, tijd voor sporten en sociale activiteiten.
Je blijft fouten maken
Los van de dienst of product die je levert, zijn fouten niet goed voor je reputatie en je eigen gemoedsrust. Ik ga er vanuit dat je een integere ondernemer bent die hoge kwaliteit wil leveren en klanten een superervaring wil bieden. Als je steeds meer fouten moet corrigeren, bereik je niet die superervaring die je wil bieden.
Klanten of taken die vergeten worden
In het voorbeeld van Danielle is het duidelijk dat klanten niet blij zijn als ze merken dat hun administratie niet bijgewerkt werd. Zeker niet als dat consequenties heeft zoals een boete van de belastingdienst. Klanten die geen aandacht krijgen, verdwijnen vanzelf.
Taken die niet uitgevoerd worden uit tijdgebrek of gebrek aan overzicht, hoeven niet direct tot problemen te leiden. Denk aan marketing-activiteiten. Doe je die niet, dan zal je niet direct in de problemen komen. Maar op langere termijn gaat het wel ten koste van je omzet.
Je trouwe klanten klagen
Klagende klanten heb je natuurlijk altijd. Maar het wordt erger als je trouwe klanten gaan klagen. Als je klanten teleurgesteld raken in je dienstverlening of in je producten. Dat wil je toch echt voorkomen.
Je hebt te weinig tijd voor persoonlijke ontwikkeling
Als ondernemer is het belangrijk om jezelf te blijven ontwikkelen. En op elk niveau loop je weer tegen nieuwe uitdagingen aan of beland je in nieuwe valkuilen. Je bedrijf laten groeien kan alleen als jij zelf ook blijft groeien. Hoe gemakkelijk versloft dat en stel je die training of dat coachingstraject toch maar weer uit.
Er is nauwelijks tijd voor het ontwikkelen van je bedrijf
Net als persoonlijk groeien als ondernemer is het ook nodig om aan je bedrijf te werken. Zit je nog op de goede weg? Wat zijn nieuwe ontwikkelingen op je vakgebied? Is de ICT en andere techniek nog voldoende op orde? Ook hiervoor moet je tijd maken om je business te laten groeien, maar het o zo gemakkelijk om ook dit uit te stellen of te bewaren voor een rustige dag die niet vanzelf komt.
Je hebt vaak het gevoel dat je voor de zoveelste keer het wiel uitvindt
Zelf heb ik het lang gehad met mijn BTW aangifte. In de tijd dat ik als ICT consultant werkte had ik maar een paar facturen per maand en heel weinig uitgaven. Mijn administratie deed ik zelf, maar elke keer als de mail van de Belastingdienst binnenkwam dacht ik ‘Oh @#@! hoe moest dat ook alweer?’. Vier keer per jaar iets doen wat ik ook niet echt leuk vond, was niet vaak genoeg om er handig in te worden.
Naast dat het niet echt leuk is om zo te werken, loop je ook grote kans om het krediet dat je opbouwde bij klanten te verspelen. Klanten waarderen ZZP en MKB ondernemers vanwege de hoge kwaliteit en hun betrokkenheid. Dat heb je niet zomaar meer terugverdiend.
Uitbesteden of zelf doen?
Eigenlijk werk je – net als ik – nog steeds zoals toen je begon met ondernemen en dat gaat wringen. Laatst sprak ik de eigenaar van een administratiekantoor, Daniëlle.
Ze vertelde mij dat ze net haar klanten geteld had en geschrokken was.Ze had veel te veel klanten om zelf bij te houden. Ze had ook wel gemerkt dat ze steeds meer ging werken, maar nog niet dat het structureel was.
Toen ze nog iets verder keek, zag ze dat ze hele administraties vergeten was in te voeren. En er bleken meer dingen fout te gaan.
Ze was het overzicht kwijt en het was een kwestie van tijd, voordat klanten zouden klagen.
Waar ze het meest van baalde was dat ze geen tijd had om haar bedrijf te ontwikkelen.
Toen ik haar sprak, had ze net besloten om iemand in te huren om een deel van de werkzaamheden over te nemen.
Tot haar grote schrik leverde dat een heleboel extra werk op, waardoor ze even overwoog om alles maar zelf te blijven doen.
Maar de belemmering om te groeien naar het bedrijf dat ze voor ogen had, wilde ze echt zo snel mogelijk oplossen.
Eerst aan de slag met systemen en automatiseren
De oplossing lag in systemen inrichten voor haar business. Om systemen te bouwen, werk je eerst processen uit en die implementeer je. Begin klein met een paar handige of belangrijke processen en kijk wat je kan automatiseren. De investering in tijd verdien je dubbel en dwars terug.
Ik startte toen ik bijvoorbeeld het geneuzel met die BTW aangifte helemaal zat was en een systeem uitwerkte. Supersimpel, maar reuze-effectief.
En mijn BTW aangifte was nog maar het begin. Heel veel processen in mijn bedrijf heb ik binnen een systeem ingericht en waar zinvol ook geautomatiseerd. De BTW aangifte is inmiddels in een handige online tool ondergebracht en grotendeels geautomatiseerd, waardoor dat proces overbodig is geworden. Maar het heeft mijn business volledig veranderd.
Systemen zijn superfijn en geven heel veel rust en overzicht. Maar belangrijker nog, het geeft mij de ruimte om te groeien met mijn bedrijf zonder dat ik eerst tegen allerlei groeipijnen aan loop.
Mijn team Wiki is het fundament van mijn business, zodat mijn teamleden en ik altijd weten wat op welke manier gedaan wordt en waar we kunnen terugvinden hoe we werken.
Heerlijk!
Zo ligt de focus waar die thuishoort: op de inhoud.
Aan de slag met systemen en automatiseren?
Het inrichten van systemen in je bedrijf en deze eventueel automatiseren kan je heel veel tijd en frustratie besparen. Maar het geeft ook zoveel rust en overzicht dat je moeiteloos kan groeien met je online business.
Als je aan de slag wil, maar niet goed weet waar te beginnen, plan dan nu je persoonlijk gesprek. We verkennen samen waar de grootste kansen liggen voor jouw business.
