Welke ondernemer wil geen tijd besparen? Je kan heel veel tijd besparen met automatiseren van processen in je business. Of in elk geval een aantal taken 🙂
In dit blog deel ik 25 acties of taken die jij kan automatiseren in je bedrijf, zodat je tijd en energie overhoudt voor het allerbelangrijkste in je leven als ondernemer en als mens. Versimpel je business en bespaar kostbare tijd.
In sommige gevallen levert het je zelfs geld op.
Heel veel van de zaken die ik hier bespreek, kan je zowel in een online business als in een off-line bedrijf of praktijk toepassen.
Mocht je geen idee hebben hoe je het beste kan starten, vraag dan een verkenning aan. Hierin bespreken we welke processen je het beste eerst kan automatiseren.
Automatiseren in je bedrijf
Begin nu met geld en tijd besparen met automatiseren. Als je het nog niet deed is vandaag de beste dag om te starten. Waarom?
Automatisch: (helemaal) vanzelf. “Auto” heeft iets te maken met zelf, zoals je waarschijnlijk weet.
Een automobiel iets dat vanzelf beweegt, nou ja, veel auto’s staan stil in de file. Maar goed.
Als het goed is hoef je je auto niet te duwen of te trekken om ‘m vooruit te laten gaan.
Zo is het ook met taken in je business die je automatiseert. Je hoeft niet meer na te denken over hoe het gaat lopen en of het gaat lopen. Nee, het loopt gewoon! De rust en overzicht die het gevolg zijn geven mogelijkheden om je (online) business te laten groeien.
Als je je nu nog afvraagt waarom je als ondernemer eigenlijk zou nadenken over automatiseren, lees dan eerst ‘De zin en onzin van automatiseren voor ZZP- en MKB ondernemers.’
Automatiseer meer dan marketingfunnels
Zo kan je in je bedrijf ook heel veel dingen automatisch laten gaan, op voorwaarde dat je ze eerst zo inricht dat dat ook daadwerkelijk kan.
Automation ken je vast wel uit een e-mailmarketingsysteem, zoals Mailchimp, ActiveCampaign of Autorespond, maar het kan veel verder gaan.
Je kan heel veel tijd besparen met automatiseren als je eerst even goed nadenkt over je bedrijf.
Automatiseren in je business:
start met quick wins
De meeste tijdsbesparing van automatiseren vind je bij het laaghangend fruit. Die taken waar je tijd, en ook geld overigens, laat liggen.
- Taken die je regelmatig herhaalt
Wat doe je vaak, bijvoorbeeld elke week, elke dag of elke maand? En is het een standaardtaak, zoals het versturen van facturen of herinneringen, afspraken maken met klanten, social media berichten schrijven en posten, blogs posten op je website, enzovoort.
- Simpele taken die je kan batchen
Een voorbeeld is het inplannen van social media berichten. Als je zichtbaar wil zijn en blijven op social media is het belangrijk om regelmatig posts te plaatsen.
Maar als je elke dag of elke paar dagen op een specifieke tijd een bericht wil maken en plaatsen, verstoort dat je routine of de leuke dingen die je doet 😉 Dan zet je daarvoor dus automatisering in. Zo zijn er in elke business heel veel taken die je kan batchen en daarna automatiseren.
- Taken die heel gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden.
Data gestuurde taken kan je gemakkelijker automatiseren dan mens gestuurde taken. Data gestuurd betekent dat kwantitatieve gegevens, zoals een datum of een getal, bepalen of en wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden.
Simpel voorbeeld is de vervaldatum van een factuur. Het is heel gemakkelijk om op of na de vervaldatum van een factuur een reminder te laten versturen door een systeem.
Het enige dat het systeem moet weten is of de factuur op de vervaldatum betaald is of niet. En dat is ook een meetbaar gegeven. De frequentie van de taak is niet echt belangrijk.
- Dingen die met regelmaat fout gaan of vergeten worden
Waar gewerkt wordt, gaan dingen mis. Dat is op zich niet zo erg. Maar als steeds dezelfde zaken misgaan, dan kan je misschien beter een SOP (standard operating procedure) uitschrijven.
Zie het als een soort handboek voor je bedrijf.
Hoe dat werkt lees je in dit artikel.
Tijd besparen met automatiseren: 25 kansen
Als je goed naar je business kijkt, zijn er veel kansen om tijd te besparen.
Sommige van deze tips heb je zelf vast al bedacht, maar met andere verras ik je graag. Kies wat bij jou past en start meteen met efficiënter werken. Voor elke taak of proces is wel een handige online tool te vinden.
Wil je graag eerst meer structuur in je business brengen? Ga dan eerst aan de slag met systemen.
Richt een e-mailmarketingsysteem in
Vrijwel elke e-mailmarketing tool kan je hierbij helpen. MailChimp en Mailblue (ActiveCampaign) worden veel gebruikt, maar er zijn veel meer geschikte tools.
In de beste 8 e-mailmarketingprogramma’s voor online ondernemers.
Waar let je op bij het kiezen van e-mailmarketingtools?
Wat kan je automatiseren in je business met e-mailmarketingsoftware?
1. Inschrijvers op je e-maillijst automatisch een bevestiging sturen met een (link naar een) freebie
2. Betaalbevestiging versturen na aankoop en lange termijn follow-up sequentie instellen
Koppel de betaalbevestiging aan je e-mailmarketingsysteem en stel eenmalig een welkomstmail en follow-up e-mails in om in contact te blijven met je klanten.
3. Aanmeldingen voor een training of product automatisch een serie e-mails sturen.
Koppel je agenda
De veelgebruikte agenda’s, zoals Google, Outlook, Apple kunnen gekoppeld worden aan allerlei andere softwareprogramma’s.
4. Zo kan je bijvoorbeeld automatisch taken aanmaken op basis van e-mails van klanten
5. Google-agenda’s, maar ook andere agenda’s kunnen eenvoudig projecttaken uit een projectmanagement tool automatisch in je agenda plaatse
6. Zet een afsprakenplanner in voor het plannen van klantafspraken
Social media en je eigen kanalen koppelen
Social media marketing kan voor een groot deel geautomatiseerd worden.
7. Een video die je op YouTube plaatst meteen delen op WordPress
8. Een blog posten op je website en tegelijkertijd ook op Facebook
Batch van het maken van content vervolgens inplannen
9. Bepaalde posts periodiek posten op verschillende social media kanalen. Social media planners zijn daarvoor superhandig.
10. Post van Instagram automatisch naar Facebook doorsturen met bepaalde hashtags
Automatiseer administratieve taken
11. Uren automatisch bijhouden op basis van de software of websites die je gebruikt
12. Stel automatische reminders in voor niet (op tijd) betaalde facturen
13. Zet tools in om gegevens door te sturen van de ene naar de andere tool
Organiseer de verwerking van je e-mails
14. Organiseer je e-mailinbox met regels voor binnenkomende berichten
15. Sla Gmail-attachments automatisch op op Google Drive
16. Maak van nieuwe bestanden op Google Drive meteen Trello cards
17. Stel een autoreply in op e-mails, waarmee je lezers informeert wanneer je e-mails leest
Voorkom dat je steeds dezelfde zaken moet uitleggen of instellen
Taken of uitleg die je vaker herhaalt zet je in een instructiefilmpje of je maakt templates.
18. Maak een FAQ sectie op je site met veelgestelde vragen
19. Creëer een een template voor projecten die je vaker gaat herhalen, bijvoorbeeld een workshop, een live-event of een challenge
20. Creëer templates voor images voor je blogposts, Facebook posts, enz. Dit kan heel gemakkelijk in Canva.
21. Resize images al bij het uploaden naar je WordPress site.
TinyPNG is een aparte site, maar ook een WP plugin waarmee je zonder kwaliteitsverlies je images comprimeert. Met als gevolg dat je site sneller laadt.
Automatiseer het verzamelen van gegevens
Met een paar simpele tools zet je het internet in om gegevens voor jou te verzamelen, zodat je op een gepast moment analyses kan doen.
22. Zet Google Alerts in voor de belangrijkste keywords voor jouw business
23. Verzamel relevante content via RSS feeds met Feedly
24. Maak gebruik van pixels en integraties om gegevens te verzamelen voor je statistieken. Google Analytics biedt een code en Facebook een pixel, zodat je slimmer kan ondernemen.
25. Genereer automatisch ondertitels voor video’s met YouTube of in Google Presentations. Dit laatste werkt nu alleen als je US English spreekt, maar het komt in meer talen beschikbaar.
In de actie: Wat ga je als eerste automatiseren?
Automatiseren om het automatiseren is dom. De kunst is om die taken of activiteiten te identificeren die zorgen dat je werkprocessen efficiënter worden. Of het nu voor jezelf is of voor je team.
Als je niet echt weet waar je moet beginnen, vraag dan een persoonlijke verkenning aan. In dit gesprek bespreken we welke processen je het snelst en gemakkelijk kan (laten) automatiseren.
