Shit! Midden in de nacht schiet je ineens overeind omdat je een mail bent vergeten te sturen naar de klant. En had Pietje nou wel of niet gebeld voor de afspraak op kantoor?
Ken je de perikelen van te veel kleine afspraken in je hoofd en heb je daardoor altijd het gevoel alsof je enorm druk bent en geen overzicht hebt? Geen zorgen, het is makkelijk te verhelpen met structuur.
Klinkt simpel, maar de grootste managers weten het belang van overzicht en structuur.
Hoe minder er in je hoofd opgeslagen moet worden, hoe meer ontspannen je bent. En dat komt natuurlijk het resultaat weer ten goede.
Vandaag laat ik je zien waarom VA’s enorme groei doormaken door het gebruik van Asana én waarom iedere onderneming met deze tool zou moeten werken.
Wat is Asana?
“Perfectie bestaat niet” hoor je vaak. Maar Asana lijkt hier toch wel het tegendeel te bewijzen.
Of je nu dagelijks met twintig man werkt aan een project, of een afspraak bij een klant niet wil vergeten; Asana is dé perfecte projectmanagement tool voor iedereen die van overzicht houdt.
Inmiddels heb ik al heel wat uurtjes in Asana doorgebracht en vertel je er graag meer over. Vandaag neem ik je daarom mee in de wereld van Asana!
Asana is een web- en mobiele applicatie die is ontworpen om teams te helpen bij het organiseren, volgen en beheren van hun werk. Zo eenvoudig is het eigenlijk.
En daar blinkt Asana ook enorm in uit.
Asana is in 2008 opgezet door Dustin Moskovitz.
Wellicht heb je al eerder van deze naam gehoord. Dustin is namelijk de medeoprichter van Facebook. Samen met Marck Zuckerberg en twee anderen heeft hij Facebook in 2004 opgericht.
In 2008 heeft Dustin Facebook verlaten en heeft hij Asana opgericht. Asana is sindsdien uitgegroeid tot een zeer goed beoordeelde projectmanagement tool waarin je voor jezelf, of samen met een team, taken kan aanmaken en kan toewijzen aan één of meerdere personen.
Ideaal om bepaalde projecten goed te laten verlopen. Ik kan inmiddels niet meer zonder!
Wat kan je allemaal in Asana doen?
In Asana breng je de hele communicatie rondom een project op een plek samen. Weg met eindeloze e-mailwisselingen 🙂
Je kan taken aanmaken en toewijzen aan één of meerdere personen.Alle taken worden vervolgens overzichtelijk in een kalenderweergave geplaatst. Hierdoor weet iedereen precies welke taken gedaan moeten worden en wanneer deze taken afgerond moet zijn.
Wil je de taken liever in een Trello-overzicht – een Kanban bord? Ook dat kan. Schakel gewoon van lijstview naar bord view. Dan kan je met een simpel drag & drop systeem taken verplaatsen.
En voor degenen die fan zijn van lijstjes: ook dat kan. Je kiest de view die bij jou past op dat moment.
Elke taak die je aanmaakt kun je voorzien van specifieke eigenschappen. Denk aan een deadline, tags, of categorie, de persoon die eraan werkt en meer. Ook kun je direct bestanden aan een taak hangen. Ideaal! Want alles heb je nu op één plek.
De taken organiseer je in Projecten die weer onder een organisatie vallen. Zo is samenwerken met anderen in verschillende teams eenvoudig.
Bijkomend voordeel is dat Asana geheel gratis te gebruiken is. Wel biedt Asana betaalde abonnementen aan. Deze betaalde abonnementen geven toegang tot extra afschermingsmogelijkheden en meer opties om je taken te organiseren.
Het fijne van Asana is dat je de betaalde abonnementen niet snel nodig hebt.
Een verademing tegenover andere tools waar je snel tegen de beperkingen van een gratis account aanloopt. Na jaren Asana te hebben gebruikt, ben ik nog steeds deze beperkingen niet echt tegengekomen.
Voor wie is Asana bedoeld?
Asana is bedoeld om samen met anderen te kunnen werken aan talloze verschillende projecten met heel veel kleine subtaken. Zowel aan kleine projecten waarmee je samenwerkt met een kleine groep mensen, als grote projecten met meer dan 100 mensen.
Alles is mogelijk. Voor wie en wat doen ook!
Asana is ook uitermate geschikt om individueel te gebruiken om jouw eigen projecten goed te kunnen managen. Zo kan je het ook gebruiken als persoonlijke agenda. Deze kun je afschermen van andere mensen in het team.
Gratis mogelijkheden binnen Asana
Met een basic account in Asana heb je niet te maken met kosten en kun je gebruikmaken van de volgende belangrijke opties:
✔ Ongelimiteerd aanmaken van taken en deze toewijzen aan teamleden binnen jouw project.
✔ Ongelimiteerd aanmaken van projecten, waar je vervolgens taken onder kan hangen.
✔ Ongelimiteerd berichten naar elkaar versturen.
✔ Ongelimiteerd bestanden opslaan.
✔ Je kunt met maximaal 15 teamgenoten samenwerken.
✔ Je kunt gebruik maken van de kalenderweergave. Super handige optie!
✔ Je kunt teamleden en tijdstippen koppelen aan taken om zo aan te geven wie een taak moet doen en wanneer deze af moet zijn.
✔ Je kunt gratis de Asana app downloaden. Zowel voor Apple als voor Android apparaten.
Betaalde abonnementen van Asana
Mocht je niet voldoende hebben aan de gratis mogelijkheden van Asana, dan is het mogelijk om het aantal mogelijkheden uit te breiden aan de hand van betaalde abonnementen. Asana heeft drie betaalde abonnementen: Premium, Business en Enterprise.
Een overstap van een basic account naar een premium account is interessant wanneer:
✔ Je met meer dan 15 teamleden wilt werken. Vanaf premium kun je een ongelimiteerd aantal teamleden toevoegen in Asana.
✔ Je behoefte hebt aan uitgebreide dashboards.
✔ Je behoefte hebt aan uitgebreide rapportages.
✔ Je graag mijlpalen wil toevoegen in Asana.
Een overstap van een premium account naar een business account is interessant wanneer je:
✔ Doelen wil toevoegen in Asana.
✔ Uitgebreid wil integreren met Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau of Power BI.
✔ De ruimte wil krijgen om iets te beoordelen, zoals ingeleverde documenten. Dit kan trouwens ook in een gratis account, maar dan moet je zelf wat creatiever hiermee omgaan.
Mocht je echt het beste van het beste willen ontvangen, dan kan je overstappen naar een enterprise account. Eigenlijk krijg je dan de ruimte van Asana om het helemaal naar je eigen wensen in te richten. Je kunt dan profiteren van de volgende voordelen:
✔Jouw eigen huisstijl integreren in Asana.
✔Gebruikmaken van hoge prioriteit support van Asana. Je wordt dus enorm snel geholpen bij vraagstukken.
✔ Extra beveiliging, ondersteuning en support.
Voor het premium account betaal je maandelijks €13,49 per lid. Ook is het mogelijk om per jaar te betalen. Omgerekend per maand betaal je dan €10,99 per lid. Je ontvangt bij een jaarlijkse betaling gelukkig wel korting van Asana.
Voor een business account betaal je maandelijks €30,49 per lid. Mocht je hier ook per jaar willen betalen dan ontvang je van Asana ook weer korting. Je betaalt dan omgerekend per maand een bedrag van €24,99 per lid. Hoe groter je team, hoe hoger de kostenpost dus.
Voor het enterprise account moet je contact opnemen met Asana om een prijs te bespreken. Hier is er meer sprake van maatwerk. Daarom communiceert Asana geen prijzen omtrent een enterprise account. Maar geen zorgen, als je net start is dat nog helemaal niet aan de orde!
Mijn ervaringen met de Asana app
Zoals je eerder hebt gelezen heeft Asana ook een app. Ik heb deze app gedownload om te kijken of het allemaal goed werkt en daadwerkelijk toegevoegde waarde biedt.
De app is gratis te downloaden en ook te gebruiken bij een gratis account. Na een aantal maanden intensief gebruik te hebben gemaakt ben ik erg te spreken over de app van Asana!
Alles werkt erg soepel. Er zijn geen fouten te vinden en alle knoppen staan op de plek waar je ze ook verwacht. Na het downloaden kun je er dus meteen in aan de gang. De app is al meer dan een miljoen keer gedownload en heeft 33.000 reviews ontvangen met een gemiddelde score van 4,5 sterren (maximaal 5 sterren).
De app zorgt ervoor dat je goed op de hoogte blijft van updates binnen verschillende projecten. Wanneer bepaalde werkzaamheden door een teamlid zijn afgewerkt, ontvang je hier een update van. Heel handig wanneer je even niet achter je laptop zit.
Ook kan je vanuit de app veel dingen doen die je ook via een desktop kunt doen. Zo kun je vanuit de app nieuwe taken aanmaken, reminders aanmaken en ideeën die je plotseling te binnen schieten communiceren naar teamgenoten.
Alternatieven voor Asana
Natuurlijk zijn er naast Asana nog andere projectmanagement tools beschikbaar in Nederland.
Zo is Trello een populair en geliefd alternatief.
Ook op Trello kun je een gratis account aanmaken. Mocht je beide tools zelf willen testen dan is dat dus zeker mogelijk. Heb ik uiteraard ook gedaan.
Trello vind ik zelf ook fijn werken, maar Asana heeft veel meer mogelijkheden en ook de interface is rustiger. Vooral de mogelijkheid om te schakelen tussen kalender, lijst en bordviews vind ik een plus van Asana. Trello is wel een stuk eenvoudiger en daarom toch iets minder professioneel.
De reden dat ik Asana aanraad, is omdat het toekomstbestendiger is. Mocht je als team uitbreiden of meer behoefte hebben aan extra opties als rapportages, dashboards en dergelijke, dan wordt je bij Asana heel blij gemaakt.
Bij Trello zou je wat meer gelimiteerd zijn. Dit is zonde want je hebt veel moeite gestoken in het begrijpen en gebruiken van een tool. En dit zou betekenen dat je afscheid moet nemen van Trello.
Daarom kun je beter direct de energie investeren in het implementeren van Asana. Bovendien zet je een team niet zomaar over naar een andere tool, dus die eerste keuze is heel belangrijk voor de efficiëntie van de organisatie!
Tips & tricks om Asana goed te gebruiken
Wij hebben alvast een aantal interessante tips & tricks voor jou op een rijtje gezet om goed gebruik te maken van Asana.
✔ Heb je verschillende klanten? Maak per klant een eigen project aan. Zo kunnen ze meekijken op hun eigen bord, maar hebben ze geen inzage in de rest van de organisatie.
✔ Heb je terugkerende werkzaamheden? Stel dan in dat deze werkzaamheden automatisch terugkeren wanneer ze zijn voltooid. Dit scheelt veel werk. Je hoeft namelijk niet meer opnieuw een taak aan te maken (en je kunt het dus ook niet vergeten)
✔ Download de Asana app om goed op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen, ook als je even niet dichtbij jouw laptop/pc zit.
✔ Vergeet een activiteit niet af te vinken wanneer de werkzaamheden zijn verricht. Zo houd je Asana overzichtelijk. Je kunt ervoor kiezen om alleen de openstaande taken te zien. Blijft het lekker overzichtelijk!
✔ Wordt een taak toch te groot en uitgebreid? Maak er met een klik een project van.
✔ Maak eerst gebruik van de gratis versie van Asana en kijk of je hier genoeg aan hebt. Je kan altijd tussentijds nog opschalen naar een betaald abonnement.
✔ In het menu kun je kiezen voor My tasks. Hier zie je alleen de taken die voor jou bedoeld zijn. Heerlijk als je even niet bezig wil zijn met wat de rest van het team doet.
Versimpel je business met Asana
Alle mensen die houden van structuur gaan heel blij worden van Asana. Het is niet voor niets de #1 projectmanagement tool.
Het is makkelijk, uitgebreid en ik kan inmiddels niet meer zonder. Al mijn taken zijn uit mijn hoofd en hebben een mooi plekje in Asana.
In één oogopslag weet je wat de status is van de werkzaamheden en je hoeft dus ook niet meer bang te zijn dat je nog iets vergeet.
Dus weg met alle post-its, geheugensteuntjes, to-do lijstjes, e-mails en andere losse flarden; Asana is jouw oplossing!
Wil je je business versimpelen en structuur aanbrengen, zodat je (weer) relaxed kan groeien met je bedrijf?
