De zin en onzin van automatiseren voor ZZP- en MKB-ondernemers

Je bedrijf laten groeien met automatisering? Automatiseren is in potentie enorm krachtig om eenvoudige taken sneller en soms ook beter voor elkaar te krijgen. Denk maar aan de vaatwasser of de auto. Zo kan automatiseren ook voor ZZP- en MKB ondernemers – online en off-line – veel toegevoegde waarde bieden.


Het woord automatiseren triggert iets bij mensen. Hoe vaak zie je niet YouTube filmpjes waarin iemand thuis een supergadget gemaakt heeft. Laatst zag ik iemand die  in zijn keuken een automatische boterhamsmeermachine had gemaakt, die onderweg ook nog de glazen vulde met jus d’orange.

Maar voor jou als ondernemer is het interessant om te weten wat automatiseren voor jou kan opleveren. In dit artikel bespreek ik de kansen die automatiseren biedt aan online en off-line ondernemers.

Wat betekent automatiseren?
Waarom zou je als ondernemer automatiseren?
Wat kan je automatiseren in je bedrijf?
Wanneer start je met automatiseren
Hoe werkt automatiseren in de praktijk?
Resultaat van automatiseren
Automatiseren of uitbesteden?

Wat betekent automatiseren eigenlijk?

Google op het woord ‘automatiseren’ en de eerste hits zijn allemaal gerelateerd aan het onderwijs. Dit is de definitie van automatiseren in de didactiek (volgens Wikipedia):

Automatiseren (ook: inoefenen) is het verwerven van standaardprocedures die rechtstreeks naar een oplossing voeren en zonder lang nadenken uitgevoerd kunnen worden. Dit geldt niet alleen op school bij het leren van de tafeltjes, maar ook voor zoiets als fietsen of autorijden.

De ‘gewone’ definitie van automatiseren in Wikipedia gaat nog een stap verder:

Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma’s

Dit is wat veel mensen in het dagelijks leven ook verstaan onder automatiseren. Dat is wat de dromende ondernemer voor zich ziet. Een geoliede machine, waar je losse elementen in stopt en waar een mooi, afgewerkt geheel uitrolt.In dit artikel gebruik ik de term automatisering in de tweede definitie.

Wat is automatiseren niet?

In de meeste ZZP- en MKB ondernemingen heeft automatiseren niets te maken met het vervangen van mensen door robots of het volledig automatisch laten draaien van machines. Het gaat erom dat mensen beter en sneller met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Om zo productiever te kunnen werken.

processen-systematiseren-automatiseren

Waarom zou je als ondernemer automatiseren?

Bijvoorbeeld als je bedrijf lekker groeit, maar jij kan het niet bijbenen. Automatisering kan een middel zijn om kwaliteit te verbeteren. Het is ook een middel om zaken sneller en efficiënter te voor elkaar te krijgen. In beginsel zijn er vier hoofdredenen om te automatiseren in je business:

  • Tijd besparen
  • Geld besparen
  • Energie besparen
  • Fouten voorkomen of verminderen
  • Opschalen

Tijd besparen

My favorite things in life don’t cost any money. It’s really clear that the most precious resource we all have is time.
Steve Jobs

Het gaat niet om hier en daar wat tijd besparen. Maar het gaat om tijd besparen op die dingen die je niet leuk vindt. Dingen die niet bijdragen aan je mooiste leven en bedrijf. Het doel is om tijd over te houden voor de allerbelangrijkste zaken in jouw leven en bedrijf.
Automatiseren kan je helpen bij zo efficient te werken dat je daadwerkelijk tijd kan besparen op allerlei taken in je business.

Geld besparen

Als je alle mislukkingen van grote automatiseringsprojecten bij de overheid (Belastingdienst, Politie, Gemeentes) en andere grotere instellingen leest, vraag je je misschien af hoe je geld zou kunnen besparen. Automatiseren kost geld!

Maar als je geen enorm overheidsapparaat of groot bedrijf bent, heb je juist heel veel kansen om geld te besparen. Mensen inhuren om taken van jou over te nemen kost geld. Je betaalt namelijk niet alleen de tijd die ze besteden aan het uitvoeren van taken, maar ook het overleg of de controle van de kwaliteit van het werk. Die tijd ben jij immers zelf bezig.

Een deel van de taken die zij voor jou uitvoeren kan je automatiseren. Als je begint met het implementeren van systemen, kan je team veel sneller en effectiever werken. Dat bespaart geld.

Energie besparen

Denk even terug aan de eerste keer dat je in een auto stapte. Elke minuut duurde een eeuwigheid, elke beslissing nam je bewust en je was continu bezig met je spiegels, over je schouder kijken en besluiten of je naar links of rechts moest bijsturen. Wegrijden bij het stoplicht, remmen en de hellingproef, mega prestaties! En een lesje autorijden was net zo vermoeiend als een intensieve sportwedstrijd. (ik deel hier mijn eigen ervaring, maar vertrouw erop dat jij soortgelijke ervaringen kent :-))

Zo is het ook met veel taken in bedrijven. Een groot deel van de activiteiten dat nodig is om je bedrijf te runnen kost meer energie dan het oplevert. Het komt, omdat je ze niet zo leuk vindt, te weinig doet of eigenlijk geen flauw idee hebt hoe het moet.

Fouten voorkomen of verminderen

Als ZZP of MKB ondernemer maak je het verschil door kwaliteit te leveren. Jouw unieke vaardigheden en kennis maken dat je klanten speciaal naar jou komen. Automatiseren kan je helpen in de drukte van alledag om te voorkomen dat je zaken vergeet of fouten maakt.

Opschalen van je bedrijf

Naast besparen op tijd, energie en geld biedt automatiseren ook ruimte voor opschalen van je bedrijf. Randvoorwaardelijk is wel het systematiseren van je bedrijfsprocessen.

waarom-automatiseren

Wat kan je als ondernemer automatiseren?

Heel veel is het korte antwoord.
Maar de echte vraag is natuurlijk wat levert het meeste op?
Automatiseren kan bijdragen aan productiever werken.

Taken automatiseren is een eerste, vrij eenvoudige stap die vooral tijdwinst zal opleveren.

Welke taken of activiteiten kan je het beste automatiseren?
Het is een beetje afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt. Maar begin in elk geval met taken die met grote regelmaat terugkomen en eigenlijk altijd hetzelfde resultaat hebben. Zoals een herinnering sturen, nadat de betaaltermijn van een factuur verlopen is. Of elk inschrijver op je blog een welkomst-e-mail sturen.

In ‘25 taken die je eenvoudig kan automatiseren’ geef ik je inspiratie en ideeën om snel stappen te zetten met automatiseren.

Een tweede stap gaat verder dan losse taken of kleine processen, het automatiseren van processen.
Dit is met name interessant voor ZZP-ers of MKB-ondernemingen die groeien.
Het geeft je namelijk de ruimte om niet alleen tijd te besparen, maar juist om op te schalen.
Je moet wel in systemen kunnen denken.

Hoe bepaal je welke processen je het beste kan automatiseren als ondernemer?

Wanneer start je met automatiseren in je business?

Is het voor elke ondernemer zinvol om te automatiseren? Ik denk van wel.

Zelfs als je net start, kan je taken en processen systematiseren en automatiseren.
Het grote voordeel is dat je ervaring kan opdoen. Je bespaart meteen tijd en je went aan deze manier van AAN je bedrijf werken.

Maar er zijn belangrijke signalen die aangeven dat het tijd is om te systematiseren en automatiseren. Ontdek welke 7 signalen dat zijn.

Hoe doe je dat, je bedrijf automatiseren?

Automatiseren lijkt iets technisch, maar de techniek komt eigenlijk pas op de laatste plaats. Het heeft alles te maken met het bedrijf laten groeien en de doelen die je wil bereiken.

1. Het begint met analyseren van wat er gebeurt in je bedrijf.

In elke business vragen de onvermijdelijke bedrijfsprocessen, zoals de boekhouding en administratie de nodige aandacht. En als het goed is lever je diensten of producten aan je klanten. Om die producten of diensten te maken, te leveren en te onderhouden moet heel wat gebeuren. Heel veel van deze processen voer jij (of je team) niet eenmalig uit, maar ze komen steeds weer terug.

2. Na de analyse beschrijf je de belangrijkste processen. Het gemakkelijkst is om schema’s uit te tekenen in plaats van hele lappen tekst. Dit doe je snel met een eenvoudige tool, zoals Draw of Cacoo.

De beschrijving van de werkprocessen geeft al enorm veel inzicht.

3. Met die kennis ga je vervolgens werkprocessen systematiseren. Ofwel je gaat dezelfde taken op dezelfde manier uitvoeren. Dit is gemakkelijk met bijvoorbeeld checklists. Neem altijd de doelstellingen van je bedrijf als uitgangspunt, zodat je de juiste keuzes kan maken die bijdragen aan de groei van je business.

4. Een deel van de werkprocessen kan je dan automatiseren. Zorg wel dat je het overzicht houdt over wat er automatisch gebeurt. Dat doe je door eenvoudige parameters te kiezen. Meet die parameters met grote regelmaat, zodat je weet of je proces nog goed verloopt.

5. De laatste stap is misschien wel de belangrijkste: evalueren. Evalueren is simpelweg meten of de vooraf gestelde doelen gehaald zijn. Concrete doelstellingen en te meten parameters zijn dus belangrijk. Met resultaten van de evaluatie start je vervolgens weer vooraan met analyseren.

Meer details over hoe je je bedrijf automatiseert lees je in ‘Hoe Automatiseer Je Je Bedrijf in 5 Stappen’.

Het resultaat van automatiseren

Systematiseren en automatiseren van je bedrijf vraagt een behoorlijke investering van jou en je team.
Als je het goed doet, haal je mooie resultaten.

  • Jij hebt meer tijd om aan je bedrijf te werken
  • De kwaliteit van geleverde diensten neemt toe
  • Je hebt overzicht en controle, zodat je meer rust hebt
  • Uitbesteden van werk is gemakkelijker

Met als overall resultaat dat je bedrijf de ruimte krijgt om te groeien.

bedrijf-laten-groeien

Automatiseren of uitbesteden?

Iets wat je niet graag zelf doet, laat je door een ander doen. En als je je bedrijf wil laten groeien moet je een team opbouwen. Dat is het veelgehoorde adagium, in elk geval in de online communities waar ik veel in kom.

Op social media zie ik dan ook met grote regelmaat de vraag voor een goede VA of ondersteuning bij social media marketing of bij het inrichten van de online academie of website. De wens om uit te besteden komt door gebrek aan zin, tijd of gebrek aan kennis of ervaring.

Maar zomaar uitbesteden is lastig, weet ik uit eigen ervaring. Het heeft te maken met twee stappen die voorafgaan aan automatiseren; het analyseren en het systematiseren.

Uitbesteden van werkzaamheden heeft pas echt toegevoegde waarde na een goede analyse van je bedrijf en implementeren van systemen. Uitzondering hierop is misschien het uitbesteden van de – zeer gestandaardiseerde – boekhouding.

Elke ondernemer die wil groeien en tijd en energie wil besparen moet investeren in het systematiseren van zijn of haar onderneming. De vervolgstap, automatiseren, is dan simpelweg het toepassen van de juiste tools & techniek. Uitbesteden is in dat geval ook veel gemakkelijker.

Dus het antwoord op de vraag Uitbesteden of automatiseren? is dat je beiden zou moeten doen. Investeer in beiden en je bedrijf krijgt de ruimte om te groeien.

Je bedrijf laten groeien met automatiseren?

Maar je weet niet goed hoe je dat aanpakt?
Plan een strategiegesprek met mij waarin we jouw business bespreken.
Dan onderzoeken we meteen of ik je kan helpen met het systematiseren en automatiseren van je bedrijf.