Wat is de beste online afsprakenplanner voor mijn bedrijf? Een online afsprakenplanner kiezen kan best lastig zijn.
Voor coaches, trainers en heel veel andere ondernemers die op afspraak werken is het inplannen van die afspraken vaak een gedoe.
Mensen bellen je of appen of mailen op momenten dat het jou niet uitkomt.
Dan is het heel handig als klanten of potentiële klanten zelf een afspraak kunnen plannen in jouw agenda, op tijdstippen die jij daarvoor gereserveerd hebt via e-mail of via jouw website.
Daarvoor zijn allerlei online afsprakenplanners beschikbaar. Sommige planners zijn voor 1-op-1 afspraken, maar er zijn ook afspraakplanners waarmee je groepen kan volplannen.
Afhankelijk van het doel van je afspraken, kan je best wat persoonlijke gegevens opvragen. Controleer goed of je met het gebruik van een afsprakenplanner voldoet aan de GDPR en AVG wetgeving.
In dit blog heb ik 6 online afsprakenplanners voor je op een rijtje gezet.
De plaatjes erbij zijn bedoeld om je een indruk te geven van de tool.
Dit artikel is in november 2023 volledig herzien.
Waarom een online afsprakenplanner?
Gemak dient de mens. Met een online afsprakenplanner bespaar je niet alleen je eigen tijd. Iedereen weet hoe je een agenda-afspraak maakt en hoe je anderen uitnodigt voor zo’n afspraak. Dat is een fluitje van een cent als je precies weet voor welke dag en tijd je die afspraak moet inplannen.
Maar, zodra je een afspraak wil plannen met anderen en je hebt geen toegang tot hun agenda begint de ellende. Om al helemaal niet te spreken van een groepsafspraak.
En wat te denken van het herplannen van afspraken. Dan begint het van voren af aan.
Daarom is een afsprakenplanner die je online beschikbaar stelt enorm fijn. Voor jou en voor degene die met jou wil spreken.
Wat zijn de voordelen van een online afsprakenplanner?
Online afsprakenplanners hebben een heel aantal voordelen.
✔️ Het belangrijkste voordeel noemde ik hierboven al, het bespaart enorm veel tijd. Terwijl jij met klanten praat of lekker op stap bent of in je bed ligt, worden er gewoon afspraken ingepland. Maar dat niet alleen, je kan ongestoord je werk doen, omdat je geen telefoontjes meer hoeft te beantwoorden om afspraken te plannen.
✔️ Je kan gemakkelijk vragen stellen, voordag iemand een afspraak kan maken. Dit kan interessant zijn als je bijvoorbeeld gratis kennismakingsgesprekken aanbiedt. Dan heb je al wat informatie vooraf. Bovendien, afhankelijk van de antwoorden kan je besluiten om het gesprek te annuleren.
✔️ Een online afsprakenplanner verstuurt automatisch bevestigingen en reminders. Mits jij dat instelt.
✔️ De ander kan annuleren of herplannen en jij krijgt daar bericht van en het wordt meteen in je agenda verwerkt.
✔️ In jouw eigen agenda wordt tijd geblokt, zodra een afspraak gepland is.
✔️ Je maakt alleen afspraken als er een plekje wordt aangeboden. Dus de verleiding om toch even een afspraak tussendoor plannen, omdat het anders lang op zich laat wachten, die is er niet meer.
Belangrijke misvattingen over online afsprakenplanners
Twee belangrijke misvattingen over online afsprakenplanners wil ik meteen even bespreken.
Regelmatig hoor ik van ondernemers dat het zo onpersoonlijk is, zo’n online afsprakenplanner. Maar als ik dan vraag of ze zelf op die manier ook geen afspraken maken, blijkt dat het geen probleem vinden. Het is het idee dat hun klanten dat niet willen.
Een tweede punt dat ik hier graag van tafel veeg, is dat je geen controle meer hebt over je eigen agenda. Dat is totale onzin. Je bepaalt zelf welke dagen en tijden beschikbaar zijn voor de online afsprakenplanner. Bovendien is de koppeling met je agenda in een goede afsprakenplanner twee richtingen op. Dat betekent het volgende.
Als je een afspraak plant in je eigen agenda op een moment dat ook beschikbaar is in je online afsprakenplanner, dan blokt de afsprakenplanner dat moment.
Verder is het in de meeste afsprakenplanners mogelijk om op allerlei manieren de afspraken te reguleren; niet te veel op een dag, altijd x min tussen twee afspraken en meer van dit soort handige zaken.
Waar moet je opletten bij het kiezen van een online afsprakenplanner?
Online afsprakenplanners zijn onderdeel van een hele flow. Of de afspraken nu onderdeel zijn van je marketingstrategie of afspraken zijn met je klanten, dat maakt niet veel uit.
Het is onderdeel van een groter geheel. Dat betekent ook dat je je online afsprakenplanner zorgvuldig moet kiezen.
Houd in elk geval rekening met de volgende aspecten:
Privacy en data beveiliging
Je verzamelt persoonsgegevens van je klanten of leads en soms misschien nog wel meer.
Zorg dat je zeker weet dat je aan de AVG en GDPR richtlijnen voldoet. Met een Europees of Nederlands bedrijf heb je daar meer kans op.
Je eigen branding toevoegen
Voor zakelijk gebruik is het fijn als je je eigen huisstijl kan toevoegen aan een online afsprakenplanner. Dat wekt vertrouwen bij klanten.
Koppelen met je eigen agenda
Hoe fijn is het als je agenda gekoppeld is aan je online afsprakenplanner, zodat afspraken direct in jouw eigen agenda zichtbaar worden. Let erop dat niet alleen ingeplande afspraken worden getoond, maar ook dat verplaatste of geannuleerde afspraken meteen worden verwerkt.
En de andere kant op, als jij iets plant in jouw eigen agenda, dat dat ook wordt verwerkt in de afsprakenplanner. Je hebt dus een koppeling nodig die beide kanten op werkt.
Instelbare herinneringen (reminders)
Hoe fijn is het als jij en degene met wie je een afspraak hebt, automatisch een reminder ontvangt vlak voor de afspraak. Vind je dat belangrijk? Controleer dan goed of dat kan in de afsprakenplanner van jouw voorkeur.
Verschillende soorten afspraken
Het is goed mogelijk dat je verschillende soorten afspraken hebt, met een eigen duur en misschien wel een eigen Zoomlink. Dan is het belangrijk dat je afsprakenplanner dat ook mogelijk maakt.
Groepssessies plannen
Is het mogelijk om mensen te laten aanmelden voor groepen? Als je een yogastudio hebt of je geeft andere lessen, dan is het heel handig als mensen zelf hun les kunnen plannen. Maar je wil niet dat de groepen te groot worden. Mensen kunnen zich aanmelden tot een bepaald aantal bereikt is. Dan is de groep vol.
Betaalopties
Het hangt natuurlijk af van het doel van je afspraken. Maar als je wil dat iedereen vooraf afrekent, controleer of je een betaalprovider kan koppelen met de gewenste betaalmethoden.
6 Verschillende online afsprakenplanners + 1 BONUS
In de basis biedt elke online afsprakenplanner vergelijkbare functies. Het verschil zit in hoe de schermen zijn ingericht en de keuzes voor functies die wel of niet binnen het abonnement vallen. Bekijk zelf welke online afsprakenplanner het beste bij jou past. Het zijn er 6 plus 1 bonus 😃
Calendly
Calendly is al jaren een populaire online afsprakenplanner en niet alleen bij mij.
Het biedt een eenvoudige, overzichtelijke interface.
Voor jou als beheerder is de interface Engelstalig; de agenda die je uitstuurt is wel Nederlandstalig (als je dat instelt).
De gratis versie die ik gebruik, biedt beperkte mogelijkheden.
Maar als je slechts 1 afspraaktype nodig hebt, voldoet het prima. Je kan een link delen en je Calendly pagina delen op je website, zodat geïnteresseerden direct een afspraak kunnen maken.
Het invullen van je agenda is gebruikersvriendelijk en gaat snel.
De opbouw van Calendly is rustig, overzichtelijk. Sinds de laatste update is wat voorheen op één scherm stond, over allerlei aparte menu’s verdeeld. Dat betekent in de praktijk vaak doorklikken naar allerlei schermen om voor elkaar te krijgen wat je wil en minder overzicht.
Maar dat is heel persoonlijk natuurlijk.
Welke koppelingen biedt Calendly?
Je zou bijna zeggen: welke niet. Calendly biedt koppelingen met heel veel software, inclusief Zapier. Dus als je ergens niet mee kan koppelen, lukt het via Zapier alsnog. Wat niet in de lijst staat is Make – een alternatief voor Zapier-, maar ook daar kan je mee koppelen.
Voors Calendly:
✔️ Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk
✔️ Koppelen Zapier mogelijk (betaald) voor betalingen en emailmarketing
Tegens:
✘ Gratis 1 type afspraak mogelijk
✘ Beheertool is Engelstalig
✘ Minder overzichtelijk bij het inrichten, doordat alle info op aparte schermpjes staat
Wat zeggen anderen van Calendly?
Op Capterra scoort Calendly een 4.7 uit 5. Mensen zijn blij met de mogelijkheden die Calendly biedt. De klantenservice blijft met 4.5 ietsje achter.
Wat kost Calendly?
Calendly heeft abonnementen vanaf $10/gebruiker/mnd. Ga naar deze pagina voor de verschillende abonnementen en actuele abonnementstarieven.
Doodle 🇨🇭
Doodle is Nederlandstalig als je dat instelt. Dan geldt het zowel voor de achterkant als voor de voorkant. Doodle is een Zwitsers bedrijf.
Doodle biedt een aantal opties die andere online afsprakenplanners niet bieden.
- Polls waar je mensen uitnodigt om een afspraak te maken.
Dat kan met 1 of meer mensen tegelijkertijd zijn. - MeetMe, waarin een uitnodiging stuurt voor specifieke beschikbare plekken in je agenda.
De schermen vind ik niet heel overzichtelijk. Het is veel scrollen op 1 scherm. Even snel springen naar een onderwerp, dat kan niet. Ronduit irritant is de reclame in de gratis versie.
Plan je heel frequent afspraken met klanten, dan is Doodle wellicht wat minder handig.
Waarmee kan Doodle koppelen?
Doodle integreert met Zoom en Google Meet, MS Teams (vanaf Pro) en natuurlijk met diverse online agenda’s.
Voors:
✔️ Goedkope premium abonnementen met behoorlijk wat mogelijkheden
✔️ Nederlandstalig
Tegens:
✘ Reclame in de gratis versie
✘ Extra info vragen kan alleen in vrije tekst
Wat vinden anderen van Doodle?
Op Capterra scoort Doodle een 4.6 uit 5. De klantenservice blijft achter met een 4.4. Verder zijn reviewers best tevreden.
Wat kost Doodle?
Doodle heeft abonnementen vanaf €6,95/mnd voor één gebruiker. Ga naar deze pagina voor de verschillende abonnementen en actuele abonnementstarieven.
Onlineafspraken.nl 🇳🇱
Onlineafspraken.nl is een buitenbeentje in de rij. Het is volledig Nederlands en Nederlandstalig, en gericht op praktijken, salons en sportcentra die een hoog volume aan klanten verwerken.
Het rooster kan heel strak ingericht worden en de mogelijkheden zijn super uitgebreid. Je kan klanten een account laten aanmaken en de optie bieden voor combinatie-afspraken.
Kassa en voorraaadsysteem kunnen gekoppeld worden en de planner zelf is ook een CRM tool. Dus als je een praktijk hebt, kan je vanuit onlineafspraken.nl je hele business runnen.
De schermen doen ouderwets aan, maar het werkt wel eenvoudig. De mobiele app is sterk gemoderniseerd.
Uniek:
Een Nederlands bedrijf met telefonische support als je dat wil.
Welke koppelingen biedt Onlineafspraken.nl?
Deze afsprakenplanner kan je koppelen met online agenda’s, Zoom, MSTeams, Google Meet en Mailchimp en meer. En het kassasysteem koppelt met Mollie voor de betalingen.
Voors:
✔️ Specifieke doelgroepen en compleet daarvoor
✔️ Compleet CRM en betaal/kassa en voorraadsysteem mogelijk
Tegens:
✘ Drukke interface en veel klikken voor klanten
✘ Lange leercurve
Wat vinden anderen van onlineafspraken.nl?
Op klantenvertellen.nl scoort onlineafspraken.nl een 9.4 uit 10. Met name de bereikbaarheid en service scoren superhoog.
Wat kost onlineafspraken?
OnlineAfspraken.nl heeft geen gratis versie. Wel een ruime proefperiode van 30 dagen. De abonnementen starten bij €16,50/mnd. Ga naar deze pagina voor de verschillende abonnementen en actuele abonnementstarieven.
Setmore
Het Amerikaanse Setmore heeft een volledig gratis pakket. De bediening van de software zelf is Engelstalig, maar voor de klantkant kan je kiezen voor een Nederlandse interface.
SetMore heeft een rustige interface. Het werkt wel wat anders dan andere afsprakenplanners. Het startscherm is je agenda, alsof je vanuit Setmore je dag gaat plannen.
Alles rondom je bookingspagina stel je in via de settings. Bovendien is het de enige planner die ook reports en statistieken geeft.
Dus eigenlijk is Setmore om je praktijk of bedrijf te runnen, meer dan alleen een afsprakenplanner.
Betalingen ontvangen:
En het is mogelijk om betaalproviders te koppelen; Square in de gratis variant en Paypal en Stripe in de betaalde abonnementen. Het is wel beperkt tot credit of debitkaart betalingen.
Uniek:
Je kan inloggen voor je klanten instellen, dit kan handig zijn als je terugkerende klantafspraken hebt die steeds opnieuw gepland worden.
Koppelingen die Setmore biedt:
Verder kan je koppelen met o.a. Facebook, Instagram en Instagram Booking. Foto’s van Instagram kan je op je bookingpagina laten zien. Maar er is ook een integratie mogelijk met Zoom, Slack, Trello, Zapier en veel meer. (dus veel meer dan je hieronder ziet)
Voors:
✔️ Heel veel verschillende integraties
✔️ Inlog voor klanten mogelijk
✔️ Erg geschikt voor groepen met meerdere teamleden
Tegens:
✘ Look en feel beperkt aan te passen
✘ Vertaling is niet 100%
✘ Minder opties in de gratis versie
Wat zeggen anderen van Setmore?
Op Capterra scoort Setmore een 4.7 uit 5. Met name de klantenservice en waar voor het geld scoren hoog. Met 4.6 is gebruiksgemak iets minder gewaardeerd.
Wat kost Setmore?
Het gratis account heeft meer beperkingen dan bij andere afsprakenplanners. Je hebt een betaald abonnement nodig voor een tweeweg koppeling met je agenda. Zo voorkom je dubbele boekingen. Verder is een koppeling met Zoom en Google meet niet in de gratis versie beschikbaar. Wat weer wel gratis is, is een reminder voorafgaand aan de afspraak.
Setmore heeft twee betaalde abonnementen naast de Free version, solo en team. De investering is voor beiden $5/gebruiker mnd als je per jaar betaalt; het verschil zit in het maximum aantal gebruikers. Ga naar deze pagina voor de actuele abonnementstarieven.
YouCanBookMe
YouCanBookMe (YCBM) heeft een heldere en overzichtelijke, website en is jaren één van mijn favorieten. Maar omdat het een Amerikaans systeem is, kijk ik ook naar andere afsprakenplanners.
Features zijn duidelijk beschreven en het wordt duidelijk aangegeven als een feature betaald is.
Laat je klant betalen, voordat een afspraak gepland kan worden, maar dat moet wel per afspraak. Dus een klant die meerdere afspraken wil betalen, moet per afspraak betalen. Helaas geen iDeal, omdat het een Amerikaans systeem is. Wel een koppeling met Stripe ( ook in de gratis versie).
Welke koppelingen biedt YouCanBook.me?
YCBM heeft de relevante integraties, zoals Zoom, Google Meet, Zapier, Google Calendar en met betaalproviders. Niet meer dan nodig.
Voors:
✔️ YCBM is overzichtelijk, heeft veel opties
✔️ Geschikt voor teams
Tegens:
✘ Het is lastig om meerdere tijdsblokken op een dag te selecteren, daarvoor moet je 2 activiteiten aanmaken of creatief met pauzes omgaan
✘ Overzicht van je afspraken niet meteen op je dashboard zichtbaar
Wat vinden anderen van YCBM?
Op de review site Capterra scoort YouCanBook.me een 4.6 (uit 5) met 328 reviews. Gebruiksgemak en klantenservice scoren hoog met een 4.5.
Wat kost YCBM?
YCBM heeft één abonnement. Je betaalt vanaf €8/kalender/mnd (bij 2jaar vooruit betalen). Anders dan bij de vorige afsprakenplanners, betaal je per gekoppelde agenda en niet per gebruiker. Als je samenwerkt in een agenda is dat dus voordelig. Ga naar deze pagina voor de verschillende abonnementen en actuele abonnementstarieven.
Zeeg 🇩🇪
Zeeg is een Europees (Duits) bedrijf. Dat alleen al is een grote pré, zeker als je allerlei data van klanten verzamelt.
De schermen zijn rustig en prettig om in te werken. Kies een kleur voor een bepaald afspraaktype om overzicht te houden.
Het geeft heel veel opties om je eigen agenda zo slim mogelijk te beheren, zonder dat je van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat non-stop afspraken hebt. Even tijd tussen afspraken? Stel het in. Een maximum aantal afspraken van 1 type? Stel het eenvoudig is.
Je houdt volledige controle over je agenda.
Uniek:
Maak van je agenda een heuse landingspagina, met bijvoorbeeld een video en linkjes of foto’s. En als je het prettig vindt, meerdere afspraaktypes.
Welke koppelingen biedt Zeeg?
Zeeg biedt diverse koppelingen met andere tools, waaronder Zoom, Teams, Google Analytics, Zapier en Stripe voor betalingen (betaalde versie).
Voors:
✔️ Europees bedrijf
✔️ Landingspagina ipv alleen agenda
Tegens:
✘ Zapier is alleen voor Business abbo beschikbaar
✘ iDeal betalingen niet mogelijk
Wat vinden anderen van Zeeg?
Op Capterra scoort Zeeg maar liefst 4.8 uit 5. Value for money en klantenservice scoren het allerhoogste.
Wat kost Zeeg?
Zeeg heeft een gratis abonnement voor 1 agendakoppeling en twee planningspagina’s. Verder is er een Pro en Business abonnement.
Professional is vanaf €5/persoon/mnd voor 2 agendakoppelingen en 4 planningspagina’s. Verder kan je dan de bevestigings- en annuleringsberichten inregelen.
Business is €10/persoon/mnd. Ga naar deze pagina voor de verschillende abonnementen en actuele abonnementstarieven.
Koalandar - bonus afsprakenplanner
Koalandar neem ik hier op, omdat. het een altenatief is voor YouCanBook.me. Het is nieuw (in 2020 opgericht) en brengt hopelijk wat nieuws. Het is Amerikaans, maar de prijs is interessant.
Wat is de beste online afsprakenplanner?
Zoals zo vaak, hangt het helemaal af van jouw behoefte en budget welke afsprakenplanner de beste is.
Maar ik kan je een paar richtlijnen geven.
Wil je veel gegevens verzamelen van je klanten via je afsprakenplanner?
Dan is het Europese Zeeg echt de beste keuze. Het kan alles wat een goede afsprakenplanner moet kunnen. En het is een 100% Europees bedrijf.
Het werkt fijn en heeft een veel mogelijkheden in de gratis versie. Is dat niet voldoende? Dan is het abonnement prima te betalen.
Wil je vooral heel veel koppelingsmogelijkheden?
Als je vooral met andere softaware wil koppelen om zoveel mogelijk te automatiseren, kies dan voor Calendly.
Dat heeft verreweg de meeste mogelijkheden. Bovendien is het prettig om mee te werken en kan je er alles in wat je van een afsprakenplanner verwacht. Het abonnement is wat prijziger met €10/mnd/pp.
Werk je met betalende klanten in een praktijk?
Dan is onlineafsprakenplanner de beste optie. Deze tool is optimaal voor betaalde individuele en groepsafspraken. En door de mogelijke koppeling met een boekhoud en betaalsysteem, kan je je hele bedrijf runnen met deze software.
Voorheen was Timetrade ook nog onderdeel van deze lijst, maar dat nu Engageware. Dat richt zich op banken en formelere, grotere organisaties.
