Ben jij een slimme ondernemer en werk je nog niet met systemen? Systemen implementeren in je business bespaart tijd, geeft overzicht en rust. En dat niet alleen. Het geeft ook de ruimte om op te schalen en te groeien met je bedrijf.
Ontdek in dit artikel wat systemen voor jouw bedrijf kunnen betekenen en hoe je ze implementeert.
Wat doen systemen voor je business?
Systemen helpen je om je business te runnen.
Systematiseren van je bedrijf – systemen implementeren – betekent dat je een aantal systemen gaat inrichten. Dat klinkt heel technisch, maar kijk eens naar de betekenis van systeem in de van Dale:
Een breed begrip dus, systeem. Duidelijk is ook dat het niet per se gaat over een software-systeem. Het geheel van bij elkaar horende dingen zijn onderdelen van jouw bedrijf. Processen, mensen en informatie die bij elkaar horen.
Je financiële administratie is een deelsysteem, net als bijvoorbeeld online marketing.
Maar let op, het is pas gesystematiseerd, als de resultaten voorspelbaar worden.
Een systeem in een business is eigenlijk een groep van activiteiten die leiden tot een bepaald – voorspelbaar – resultaat.
Neem online marketing. Als je daar een systeem voor opzet, weet je vooraf welk type content op welke kanalen verspreid wordt en met welke frequentie. Nu zou je kunnen zeggen dat je dat gewoon in een planning zet en dat dat ook prima werkt.
Dat klopt tot op zekere hoogte. Maar in je planning zet je niet in detail hoe je bericht opgebouwd wordt, of het bericht nog geaccordeerd wordt, hoe lang je een bericht test enzovoort.
Eigenlijk is je planning onderdeel van je systeem voor online marketing.
Het maakt meteen ook duidelijk dat een systeem geen synoniem is voor een tool of een bepaald softwareprogramma.
Systemen kan je het beste beschrijven in processchema’s, zodat jij of je team elke keer vergelijkbare resultaten behalen.
Daar komen we op, eerst even het verschil tussen funnels, systemen en processen.
Wat is het verschil tussen funnels, systemen en processen?
Vaak gaan ondernemers aan de slag met het vastleggen van processen. Er zijn verschillende redenen om processen te beschrijven. Maar processen beschrijven is nog geen systeem inrichten.
Zo is het ook met funnels. Ga online ondernemen en het woord FUNNEL is zo ongeveer het eerste wat je hoort. Wat is een funnel nu eigenlijk? En wat is het verschil met systemen en processen? En hoe zit het met automatiseren?
Ik heb het voor je uitgezocht, omdat het mij duizelde.
Dit is de korte uitleg:
- Funnels zijn opgebouwd uit systemen en zijn bedoeld om je klanten te werven en te verzorgen.
- Systemen helpen je je business te runnen.
- Processen laten je systemen draaien
Met funnels beschrijven ondernemers de weg die personen afleggen van onbekende voorbijganger tot ….
Feitelijk is een funnel dus het pad van je klant of lezer. Elke funnel bestaat uit één of meer systemen, waarin weer verschillende processen vallen.
Eh??
Laten we eens als voorbeeld kijken naar een willekeurige website bezoeker.
In de tabel hieronder heb ik een aantal hypothetische stappen voor een website bezoeker onder elkaar gezet. In de kolommen daarachter in welke Funnel de bezoeker zit en welk systeem en proces nodig is om het mogelijk te maken.
| Bezoeker | Funnel | Systeem | Proces |
| Bezoekt blogartikel op Website | Marketing funnel | Online marketing | Blogartikel met link naar Freebie schrijven en publiceren |
| Klikt op link | |||
| Downloadt freebie | Freebie ontwerpen, maken en publiceren | ||
| Ontvangt e-mail met freebie | Email-mar- keting | Inrichten automation follow up freebie | |
| Ontvangt e-mail met 2e freebie | |||
| Ontvangt e-mail voor online training | |||
| Meldt zich aan voor online training | Inrichten automation online training | ||
| Is aanwezig bij online training | Online marketing | ||
| Meldt zich aan voor strategiegesprek | Sales funnel | Sales | Follow up strategiegesprek |
Systemen implementeren: wat levert het op?
Veel. Neem nou McDonalds – de fastfoodketen- als voorbeeld.
Een wereldwijd bedrijf waar voornamelijk tieners de dagelijkse stroom aan klanten schijnbaar zonder problemen verwerken. En een bedrijf waar het aanbod en de kwaliteit van het aanbod overal vergelijkbaar is.
Hoe ze dat doen? Yup, met strak ingerichte systemen en processen.
Je begrijpt al dat werken en denken in systemen allereerst veel rust kan opleveren. Het is immers heel duidelijk hoe bepaalde taken uitgevoerd moeten worden en welke resultaten je mag verwachten.
En ten tweede, net als McDonalds, kan je bepaalde taken door pubers of studenten laten uitvoeren. Misschien is er wel toezicht nodig, maar het kan je enorm in kosten schelen.
Een derde resultaat is dat de kwaliteit van je output – advertenties, blogs, social media posts – stijgt, omdat alle energie gestoken kan worden in de taken zelf. Elk teamlid werkt op dezelfde manier en met behulp van dezelfde tools en materialen. Zo wordt ook de herkenbaarheid van je brand vergroot.
Een vierde resultaat is dat jij (of je team) sneller kan werken. Hoe deden we dat ook alweer? is geen vraag meer. Het is immers beschreven.
Je kan gemakkelijk werk overdragen aan anderen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het werk. Maar dat niet alleen, het kost ook veel minder tijd.
Tot slot, geeft het werken in systemen je overzicht over wat er binnen je bedrijf gebeurt.
Kortom, voordelen genoeg 🙂
Hoe creëer je een systeem voor je bedrijf?
Het goede en het slechte nieuws is dat het je tijd kost. Maar zie het als een investering.
Meteen de grootste valkuil, want je moet er echt even voor gaan zitten. Je agenda leegmaken en aan de slag.
Pak een vel papier en teken of schrijf jouw bedrijf uit in systemen.
Vervolgens teken je processen uit op een vergelijkbare manier.Het is supereenvoudig. Kijk maar. Hieronder zie je het systeem voor het onderhoud van de HowTo tutorialvideo’s die ik aanbied aan ondernemers die ze in hun online academie opnemen.
Hoe bepaal je welke systemen je implementeert in je bedrijf?
Uiteindelijk is het slim om alle systemen te implementeren. Het geeft je rust, overzicht en bespaart zeeën van tijd.
Maar je kan niet alles tegelijk, dus kies een slimme volgorde.
Hoe je dat doet? Daarvoor maak ik even een zijstapje.
Elke ondernemer moet heel veel ballen in de lucht houden. Het runnen van een business is natuurlijk meer dan je kennis of product verkopen.
Jij bent als ondernemer niet alleen de expert, maar vervult vaak ook de rol van manager en ondernemer.
Je hebt dus verschillende petten op. Simpel gezegd, geldt het volgende:
- De expert heeft de expertise en werkt in het bedrijf. Zij heeft de kennis, maakt nieuwe producten en werkt met klanten.
- De manager zorgt dat de business draaiende blijft. Zij is verantwoordelijk voor de boekhouding, het plannen en organiseren van de marketing, teamleden aansturen, kiezen welke tools bij het bedrijf passen, voor het bewerken en plaatsen van video’s
- En de ondernemer kijkt vooruit. Welke mogelijkheden zijn er voor innovatie, samenwerkingen of nieuwe producten en diensten.
Alle taken binnen je bedrijf zijn gekoppeld aan een van deze drie rollen. Waarschijnlijk vind je de expert en ondernemertaken het leukst. Terwijl het leeuwendeel van het werk bestaat uit managertaken.
Voor veel ondernemers zijn het taken van de manager, die niet favoriet zijn, die vaak veel tijd en energie kosten. Ze zijn namelijk niet wat je wil doen.
Vanuit dat perspectief kan automatiseren van die taken veel rust brengen.
Start met processen selecteren
Processen zijn dus onderdeel van een systeem. Het is gemakkelijker om processen te selecteren en vandaar het hele systeem te implementeren.
Gebruik de volgende 3 criteria om processen te selecteren.
Selecteer eerst de taken en processen die
- Noodzakelijk zijn voor je business (bonnen en facturen inboeken, BTW aangifte)
- Bijdragen aan het verhogen van de omzet (zoals e-mailsequenties inrichten)
- Bijdragen aan verbeteren van kwaliteit van output en branding (zoals verminderen van fouten, verhogen klantenservice)
Hoe fijn is het als je weet dat een deel van je onderneming op de automagische piloot kan draaien.
Zet een stapje terug en begin met het maken van een lijst van alles wat je regelmatig doet (of laat doen). Dan krijg je een lijst, zoals hieronder.
- Elke vier weken 2 blogposts schrijven
- Dagelijks interactie in mijn Facebook groepen
- Wekelijks een quote posten op LinkedIn en Facebook
- Maandelijks een interview met een interessante vlogger
- Dagelijks mijn email beantwoorden om 4 uur
- Wekelijks een Facebook-live in 2 van mijn groepen
- Elke 2 weken updates voor mijn website controleren en bijwerken
- Elke vier weken images maken voor mijn blogposts
- Elke 2 weken de nieuwsbrief versturen aan mijn lijst
Systemen implementeren: Hoe regel je dat in je business?
Nu heb je een systeem en de bijbehorende processen uitgeschreven. Maar nu nog het daadwerkelijk in gebruik nemen van een systeem. Zie je daar tegenop?
De grote uitdaging is natuurlijk om ook echt die processen en systemen te implementeren.
Actie ondernemen is de manier om zaken te bereiken. Wees vooral pragmatisch.
Heel belangrijk is wel dat je twee zaken goed vastlegt:
- Naamgeving: hoe je de processen namen geeft, zodat je een consistente lijst krijgt
- Opslaglocatie: een locatie voor het opslaan van al je processen.
Het is heel onhandig om tijdens het doen van werkzaamheden een proces te beschrijven. Zeker als het al een routine voor je is, dan sla je altijd stappen over.
Ga daarom op een van de volgende 2 manieren te werk:
Werkwijze 1: Pen&Papier
Blok 30 min in je agenda.
Ga zitten met een vel papier of je computer.
Doorloop een proces stap voor stap alsof je het gaat uitvoeren.
Schrijf de stappen onder elkaar en vergeet niet te noteren welke tools je nodig hebt en wat het gewenste resultaat is. Een voorbeeld van een resultaat is: een ingeplande blogpost op de website
Maak een inschatting van de tijd die nodig is om het hele proces te doorlopen. Dit is voor je planning.
Als je een uitgewerkt proces hebt, leg je het weg.
De volgende keer dat je dat proces weer nodig hebt, pak het erbij en doorloop het stap voor stap het proces.
Pas de stappen aan als dat nodig is.
En controleer of de ingeschatte tijd om het proces te doorlopen ook klopt.
Als alles klopt, zorg dan dat het proces wordt opgeslagen op de afgesproken locatie met de juiste naam.
Dan werk je het volgende proces uit op de dezelfde manier.
Werkwijze 2: Neem een filmpje op
Een alternatief is om een kort filmpje op te nemen van alle stappen die je op de computer doorloopt in een bepaald proces.
Daarna werk je dat uit in losse stappen.
Je hebt dan meteen een instructiefilmpje.
Het is dus zinvol om te beginnen met frequente processen, zeker als er nog wel eens dingen misgaan.
Systemen implementeren: Handige online tools
Er zijn talloze handige online tools te vinden die je kan inzetten om jouw processen uit te werken en op te slaan. Zorg dat je ze ook kan delen met je team. Ook als je nu nog geen team hebt, is het slim om daar over na te denken.
- Online tools om processen beschrijven:
Online tools zoals Diagram of Cacoo werken heel fijn. Maar als je fan bent van Microsoft Visio kan dat natuurlijk ook. - Opslag van je documentatie:
Je kan alle processen in een ordner opbergen, maar het nadeel is dat je het niet heel handig kan delen met teamleden. Ik leg alles vast in mijn team Wiki in Notion & GoogleDrive. Andere online cloudopslag zoals Box, Dropbox, Onedrive of iCloud kan natuurlijk ook.
Systemen implementeren betekent Meten en bijsturen
Na een tijdje heb je een hele serie processen netjes uitgewerkt en is een heel systeem ‘af’.
Zo werkt het dus niet 🙂 Eigenlijk ben je nooit klaar, want er is altijd iets te verbeteren. Maak ook daar een systeem van, zodat je regelmatig je uitgewerkte processen controleert.
Signalen dat een proces of systeem niet goed werkt
Blijf kritisch! Er zijn allerlei (subtiele) signalen dat je proces niet lekker loopt. Pak het aan, zodat je continu verbetert.
#1 Overlap van processen. Soms ontdek je in meerdere systemen dezelfde of vergelijkbare processen. Denk bijvoorbeeld aan images maken voor Facebookadvertenties en WordPress posts.Beslis in zo’n geval of je processen moet samenvoegen of dat ze naast elkaar mogen bestaan.
#2 Stappen ontbreken. Als je steeds iets vergeet, klopt er iets niet 🙂 Ga dan terug naar de tekentafel en doorloop het hele proces nog een keer.
#3 Onlogische indeling. Het kan zijn dat je bij het uitvoeren van processen ontdekt dat het system dat je hebt ‘bedacht’ niet logisch in elkaar zit. Ga terug naar de tekentafel en werk het opnieuw uit. Wat vaak helpt is om het visueel te maken. Dat kan al met simpele schema’s.
#4 Dingen die je af en toe doet. Lang niet al je taken en activiteiten komen met grote regelmaat terug. Denk alleen maar aan de belastingaangifte 🙂 Soms kan het heel handig zijn om complexe taken of processen toch in een schema onder te brengen, zodat je niet elk jaar of elke keer hoeft te bedenken ‘Hoe deed ik dit ook alweer?’
Toepassen!
Of iets werkt of niet ontdek je alleen door het te gaan doen. Het allerbelangrijkste is dus het toepassen van de uitgewerkte processen, zodat je kan bijsturen en verbeteren.
Zorg dat teamleden ook weten waar de documentatie te vinden is en dat ze werken volgens de systemen.
Het doel van systemen implementeren is om efficiënter te ondernemen, zodat de focus kan liggen op je klanten en diensten leveren en niet op het oplossen gedoe.
Een hele interessante volgende stap kan zijn het automatiseren van processen of taken.
Aan de slag met systemen implementeren!
Plan tijd vrij en ga aan de slag met systemen implementeren. Het levert je zoveel tijd, rust en overzicht op waardoor je gemakkelijk verder kan groeien met je business.
Neem gerust contact op en plan een persoonlijk gesprek als je een helpende hand nodig hebt. Bijvoorbeeld als je supersnel resultaten wil halen 🙂
